附件

绍兴县人力资源和社会保障局文件

绍县人社发〔2013〕31号

   绍兴县人力资源和社会保障局关于做好

档案规范化数字化管理工作的意见

为推动我局档案规范化数字化管理工作，提升档案信息化水平，促进档案高效利用，方便办事群众，根据绍兴县档案工作会议精神和《绍兴县档案局关于开展2013年规范化数字档案室和示范数字档案室创建工作的通知》（绍县档[2013] 8号）的要求，结合我局档案工作实际，就档案规范化数字化管理工作提出以下意见：

　　一、任务目标

　　按照档案管理部门提出的档案规范化数字化管理工作标准，健全完善档案管理工作机制，配足数字档案设备设施，进一步加强数据管理和开发利用，基本实现档案目录数据库建设、传统档案数字化和电子文件档案化，建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库，完成室藏纸质档案的全文数字化，实现档案数字化、信息化、网络化和规范化管理利用。并在2013年12月底前初步完成我局档案规范化数字化管理工作。

二、组织领导

为确保档案规范化数字化管理工作顺利开展，成立档案信息化工作领导小组，成员名单如下：

组  长：徐国利

副组长：宋  强  张玉林

成  员：宋佩君  林  萍  金  莹  赵  峰  胡立平 

杨小燕  黄汉喜  龚晓芬  沈小丽等        

三、工作安排

(一)进行调查摸底

实地走访县档案局及局下属事业单位，了解档案工作的基本流程，并摸清我局档案工作的基本现状。时间三月底前。

（二）制定工作方案

根据档案工作的调查摸底情况，结合我局实际，制定工作方案。时间四月十日前。

（三）开展具体工作

时间二〇一三年年底前。

1、分类整理原有档案资料

各科室（单位）应做好本部门档案资料的收集、整理工作，相关责任人要认真审核归档资料，将需归档的材料列出清单，杜绝遗漏、散失、积存文件现象的发生，确保档案资料的连续性和完整性。归档文件材料的种类及每份文件材料的页数均应齐全、完整。每份文件的正件和附件、相关票据、证明材料等均应收集归档。此项工作应于各科室（单位）外请公司进场之前完成。

2、档案资料的装订、扫描、录入

此项工作将外请专业公司完成，各科室（单位）应做好外请公司的进场准备工作，包括原资料整理、分类、打包，场地准备，安排落实监督人员等。各科室（单位）进场顺序详见附件。

3、建设规范化的数字档案室并建立档案数据库

根据《绍兴县档案局关于开展2013年规范化数字档案室和示范数字档案室创建工作的通知》（绍县档[2013] 8号）的文件精神，我局（包括县社会保险事业管理局等）搬到新办公地点后将建设规范化的数字档案室，配备必要的档案信息化需要的软硬件设备。硬件包括计算机、扫描仪、打印机、数码相机、刻录机、档案专用服务器等；软件包括相关的数字档案应用平台和管理系统，系统应同时具备档案目录数据库和全文数据库的采集、管理和利用等功能。建立室藏各类档案数据库、查阅室等，实现计算机检索功能。

4、电子文件归档

明确电子文件的归档范围和保管期限，定时定期完整归档，加强日常监督指导，做到真实、完整、可用。

5、完善档案数据管理

做好目录数据库、数字化档案的备份，建立电子文件和数字档案安全保管、备份制度，配备专用存储设备，专人维护管理，确保档案数据安全。

　　6、数字档案的在线开发及利用

根据规定的权限和程序，通过管理系统，实现非涉密审计数字档案的内部在线查询利用，并实行档案网上查询利用记录监督，涉密档案不得上网利用。

　　7、数字档案室创建申报验收

按照《关于开展第二批规范化数字档案室和示范数字档案室创建工作的通知》（绍县档[2012] 13号）文件要求，在完成我局数字档案室创建的基础上，及时向县档案局申报验收，认真准备好数字档案室建设情况汇报和数字档案室建设自查评分表等资料。此项工作于12月前准备妥当，具体验收时间待档案管理部门统一安排。

四、几点要求

（一）高度重视，相互配合。档案规范化数字化管理工作是一项系统的工程。我局数字化档案室创建时间短、内容多，剩量大、任务重，涉及面广，需要各科室（单位）高度重视并相互配合。各科室（单位）要及时整理档案资料，特别是业务档案及其电子版、数码照片、声频视频文件等，确保数字档案信息的完整齐全、安全有效。

（二）搭建平台，资源共享。建立数字档案室信息发布平台，有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果可在统一平台上发布，并且保证内容的更新及时，做到内容全面，便于查阅。以发布平台为载体，按照权限实现对档案的查阅，确保档案信息资源在规定范围内的有效共享。

    （三）健全制度，加强管理。根据《中华人民共和国档案法》、《绍兴县档案与电子文件登记备份工作实施计划（2012—2015）》等有关文件规定，建立健全归档、保管、保密、统计和利用等档案规章制度。同时结合我局工作实际，制定档案资料管理办法，如业务档案、会计档案、电子文本及图片等，进一步加强各科室（单位）的档案资料管理。

附件：档案规范化数字化管理工作计划表

2013年4月18日

 抄送：绍兴县档案局，周树森副县长。

  绍兴县人力资源和社会保障局办公室    校对：赵峰       2013年4月18日印发