文章播报
绍县档〔2013〕16 号
关于做好2013年档案与电子文件登记备份
工作的通知
各镇（街道、开发区）、县机关各部门：
为切实加强各单位档案与电子文件登记备份的规范管理，确保档案与电子文件登记备份工作规范、有序开展，根据中共绍兴县委办公室、绍兴县人民政府办公室《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（县委办〔2010〕77号）和浙江省档案局《关于印发〈档案与电子文件登记备份工作规范（试行）〉的通知》（浙档发〔2012〕16号）文件精神，现就做好2013年档案与电子文件登记备份工作通知如下:
一、档案与电子文件的登记工作
请各单位于7月底前按要求填报《档案与电子文件登记表》及相关材料（见附件1），同时结合各单位登记备份工作总体安排，将本单位及下属单位传统档案、电子公文、电子业务数据备份工作的前期准备、实施等情况形成书面材料，连同具体备份方案一并报绍兴县档案局。
二、档案与电子文件备份数据的报送工作
请各单位根据经县档案局审核同意的备份方案，于10月底前完成本单位及下属单位传统档案与电子文件的数据备份及申报工作（以备份数据及相关材料送达备份受理部门时间为准）。填写《档案与电子文件备份情况明细表》（附件2）和《档案与电子文件备份数据检验表》（附件3），一式两份，并经单位盖章确认。
三、档案与电子文件登记备份的相关要求
（一）备份范围
1、电子业务数据。指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成和处理的数据（库）。
2、电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。
3、档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果，包括全文和机读目录等。
4、其他电子文件。除本条前三项形式外的属于登记备份范围规定的其它电子文件，如音视频电子文件、科技电子文件、数码照片等。
（二）备份方式
档案与电子文件备份采用电子备份方式。传统载体档案备份前应转换成数字化成果，并确保能准确、完整地反映档案原件的内容和形式。电子公文及元数据应真实、完整、规范，满足法律法规规定的原件形式。有较高灾难备份需求的电子公文或电子业务数据应按国家有关容灾备份的要求将备份数据连同数据处理系统一并备份。
备份数据报送可采取脱机载体报送、在线定期传输、在线实时传输等方式。更新频繁的电子业务数据宜采取定期或实时在线传输的方式报送，更新周期较长的电子业务数据可采用脱机载体（如光盘、磁带等）方式报送，电子公文可采取定期在线传输或脱机载体方式报送，档案数字化成果宜采用一次写入型光盘或磁带等脱机载体方式报送。脱机载体质量应符合DA/T 15 和DA/T 38的规定。
涉密档案数据应按照国家和省有关保密规定进行报送。涉密档案数据采取在线报送方式时，其传输网络和软硬件管理系统应符合相应涉密等级要求。
（三） 备份数据质量技术要求
1、档案数字化成果。各单位应按照《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》等有关要求，对列入备份范围的传统档案进行数字化转换。纸质档案扫描采用彩色模式，分辨率150dpi以上，以多页或单页的TIFF格式保存（一个单位的同一登记备份批次只能选择一种格式，TIFF格式采用LZW压缩或不压缩）；目录数据库及全文挂接均应符合浙江省档案局修订的《浙江省省直单位文书档案目录数据库结构与交换格式》要求。不属于进馆范围的纸质档案，报经档案行政管理部门审核同意后，可按照《纸质档案数字化技术规范要求》，采用彩色模式，分辨率150dpi以上，以TIFF或JPEG格式保存，但必须确保扫描页面清晰可读。为确保数字化成果能准确、完整反映原始档案内容，应将正本与定稿（包括收发文处理单及留痕稿）一并扫描。
档案数字化成果数据刻录光盘前，应按规范存储结构进行整理，首先建立“档案数字化成果”文件夹，再在该文件夹下建立“图像文件”、“目录文件”和“说明文件”三个文件夹，分别存放扫描图像、电子目录和数据说明文件，数据说明文件是以“数据说明”命名的文本文件，是对本批次数字化成果数据的总体描述，内容包括全宗号（或单位编号）、单位名称、归档年度、档案类型、色彩模式、分辨率、总件数、总页数等项目。“目录文件”文件夹里可存放一个或多个DBF目录文件，其中有且仅有一个DBF文件作为与图像文件形成挂接关系的主目录。“图像文件”文件夹里应存放均与主目录DBF相挂接的有效图像。报送备份材料时，档案数字化成果各项要求抽捡合格率应达到95%以上（含95%）；抽检报告应随同备份数据一起报送。检测符合要求后再打包刻录进行备份，MD5码应与书面材料登记内容一致。
2、电子公文。按照中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅《关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）》和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》的要求，以件为单位开展电子公文的归档与备份。
3、电子业务数据。按照档案行政管理部门审核确定的备份方案和灾难备份的要求进行周期性备份。备份数据应真实、完整、有效，能通过一定的措施还原到原始备份时点状态。
（四）编号方式
各登记单位在对备份载体编号时，可采取“报送批次编号-批次内顺序号”的编号方式。其中，报送批次编号可按“全宗号（或单位编号）-年度-数据类别代码-本年度同类别内批次顺序号”的方式编，数据类别代码对应关系如下表：
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数据类别 |
代码 |
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数字化成果 |
001 |
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电子公文 |
002 |
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电子业务数据 |
003 |
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其他电子文件 |
004 |
也可按“全宗号（或单位编号）-年度-本年度内批次顺序号”的方式编；登记备份中心可根据需要对报送的备份批次及载体重新编号，但必须保证编号的唯一性。
（五）备份介质要求
备份介质应尽量选择有国际或国家标准，载体内在性能稳定、耐久性得到公认，能较方便地进行保护的载体，可选择使用数据磁带、光盘、硬盘等。在线存储介质建议使用磁盘阵列，并采用高性能、高可靠性、可扩展的存储构架（如SAN等）；近线存储介质可选择使用磁带库或虚拟磁带库、光盘库等；异质备份可选用缩微胶片等。
使用光盘作为脱机备份介质时，推荐采用JVC国际档案级光盘、SONY单盒装刻录光盘等符合规范要求的数据备份光盘。刻录前应对光盘进行材质检测，并以8倍速或不超过8倍速进行刻录，以确保数据刻录的质量。光盘标签面应采取专用“光盘标签笔”书写，不得使用硬笔在光盘标签面上书写，不得使用粘贴不干胶的标签方式。光盘编号命名规则为：报送批次编号-光盘顺序号（3位数字）。数据报送光盘应装入光盘盒中，正确填写登记备份光盘盒封面并打印裁剪后放入光盘盒中，登记备份光盘盒封面格式见附件5。
（六）数据划分要求
数据划分是指将一个报送批次数据整体划分成若干个数据单元的过程。这种划分是对众多文件在文件数量上的划分，而不对某一单个文件进行文件切割。考虑到异质保存需要和校验码计算时间耗费，目前要求每一单元的容量一般不超过4GB。
脱机报送数字化成果进行数据划分时，“说明文件”和“目录文件”部分容量较小，应分入第一单元，“图像文件”部分可以放在之后。
（七）数据打包要求
数据按要求整理完成后，采用通用的RAR或ZIP格式的压缩软件将数据整体打包，可根据需要进行加密处理。因数据容量较大而划分若干单元的需对每一单元数据分别打包。对形成的数据包文件以数据包编号进行命名并计算MD5较验码，在相应纸质报送材料上填写该码值。MD5码生成工具软件、各类表格可从绍兴县档案局网站“公告公示”栏目进行下载。数据包编号命名规则为：报送批次编号-批次内顺序号（3位数字）。
各单位要高度重视档案与电子文件登记备份工作，加强组织领导，做好经费、人员等各项条件保障，确保2013年登记备份工作顺利完成。
联系人：单红娣、宋淼芳，联系电话：84130792
附件1：档案与电子文件登记表(表1-1）
电子业务数据及系统情况登记表（表1-2）
年度档案整理归档情况说明（表1-3）
档案与电子文件登记审核及备份处置意见表
（表1-4）
附件2：档案与电子文件备份情况表（表2-1）
档案与电子文件备份情况明细表（表2-2）
附件3：档案与电子文件备份数据检验表（表3）
附件4：XX单位电子业务数据备份方案（范本）
附件5：登记备份光盘盒封面格式
绍兴县档案局
2013年5月13日
附件1
档案与电子文件登记表（表1-1）
填报单位： 填报日期：
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单位名称 |
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综合档案室负责人 |
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分管领导 |
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联系电话 |
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地 址 |
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邮 编 |
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电子业务数据（库）管理情况 |
电子业务系统名称 |
数据总量（GB） |
备份 方式 |
备份 频率 |
脱机存储载体 | |||
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（本栏内容填写见附表1-2） | ||||||||
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归档电子文件管理情况 |
归档电子文件数据总量（GB） |
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归档电子文件数量（件） |
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软件环境（型号、版本等） |
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现备份方式 |
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传统档案管理及数字化情况 |
传统档案管理情况 |
文书档案（卷、件） |
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业务档案（卷、件） |
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科技档案（卷、件） |
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特种载体档案（卷、件） |
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合计数量（卷、件） |
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其中本年度归档数量（卷、件） |
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传统档案数字化情况 |
成果总数据量（GB） |
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其中本年度成果总数据量（GB） |
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目录数据库（条） |
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全文数据库（页） |
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多媒体数据库（小时） |
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其他（请说明） |
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报送单位意见（盖章） |
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受理单位 审核意见 （盖章） |
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注：本表一式二份报送同级档案行政管理部门，表格内容填写不下时可另附表说明。
电子业务数据及系统情况登记表（表1-2）
填报单位： 填报日期：
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电子业务 系统名称 |
本单位备份情况 |
电子业务系统重要性 及灾备需求说明 | |||
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数据总量（GB） |
备份 方式 |
备份 频率 |
脱机存储载体 | ||
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报送单位意见 （盖章） |
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受理单位审核 意见（盖章） |
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注：本表数据包括本级及其直属单位，一式二份报送同级档案行政管理部门。表格内容如填写不下，可另附表说明。
＿＿＿＿年度档案整理归档情况说明（表1-3）
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1、立档单位概况（机构沿革及本年度机构职能变动情况）
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2、本年度档案整理归档情况（简要说明本年度各类传统档案的来源、分类整理方法、保管期限、数量与内容说明等）
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3、本年度归档电子公文的内容说明、数量
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4、本年度室藏传统档案数字化成果情况（说明已数字化转换的档案数量与档案形成年度）：
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注：本表由各登记单位填写，一式两份报送同级档案行政管理部门；表格内容如填写不下，可另附表说明。
档案与电子文件登记审核及备份处置意见表（表1-4）
填表单位： 编号：
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登记单位名称 |
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登记受理时间 |
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登记审核情况及 档案安全改进建议 |
审核人（签名）： 年 月 日 | ||
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备份处置意见 |
审核单位（盖章）： 年 月 日 | ||
注：本表由档案行政管理部门填写。本表一式两份，一份由档案行政管理部门保存备查，一份反馈给登记单位。
附件2
档案与电子文件备份情况表（表2-1）
报送批次编号：
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填报单位 |
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经办部门 |
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填报日期 |
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情况说明 |
（备份数据的内容、时间、类型等说明）
本次共报送 份备份载体 个备份文件包。 | ||
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经办人 |
（签名） |
检查人 |
（签名） |
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单位领导 审批意见 |
（单位盖章） 年 月 日 | ||
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主管机关 审批意见 |
（主管机关盖章） 年 月 日 | ||
注：“主管机关审批意见”栏只针对二三级单位。本表一式两份报送同级登记备份中心。
档案与电子文件备份情况明细表（表2-2）
单位名称（盖章）：
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载体（包）编号 |
备份形成时间 |
内容说明 |
数字摘要 |
载体形式 |
实际容量（MB） |
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注：“数字摘要”是指对备份载体（包）用MD5、SHA1等摘要算法生成的唯一性摘要信息（或摘要文件），用于标识该备份载体（数据包）的真实性、可靠性，填写时应注明摘要算法。“载体形式”指档案备份数据载体形式，包括：光盘、磁带、移动硬盘或在线报送等。本表一式两份报送同级登记备份中心。
附件3
档案与电子文件备份数据检验表（表3）
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报送单位 |
（盖章） 年 月 日 | ||
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报送人 |
（签名） 年 月 日 |
检查人 |
（签名） 年 月 日 |
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报送批次编号 |
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档案备份载体 （包）自检情况 |
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受理单位 |
（盖章） 年 月 日 | ||
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材料审核情况 |
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技术检测情况 |
载体外观检验情况 |
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病毒检验情况 |
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可靠性检验情况 |
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完整性检验情况 |
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规范性检验情况（电子业务数据除外） |
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技术方法与相关软件、说明资料检验（包括是否有加密、电子签名等） |
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处理意见 |
（经办人签名） | ||
注:“受理单位”及以下栏目由登记备份中心填写。本表一式两份报送同级登记备份中心。
附件4
XX单位电子业务数据备份方案（范本）
为认真贯彻落实省、市、县有关开展电子文件和数字档案登记备份工作的要求，切实加强本单位电子数据的监管，确保电子数据的安全，结合本单位实际制定本方案。
一、单位电子业务系统情况
简要介绍XX单位的主要业务职能，以及现有各个业务系统情况，具体略。
二、备份及保存策略
1、数据备份及传输方式主要由在线式和离线式两种。
在线式：先由本单位信息中心对XX业务系统在每周一进行完全备份，周二至周日进行增量备份，形成备份数据；再由信息中心人员将以上备份数据在本地加密后，及时拷贝到前置备份服务器，并通过VPN专网复制到县档案登记备份中心的服务器硬盘，达到加密数据异地备份的效果。
离线式：将备份数据打包后，通过光盘、移动硬盘等离线的方式移交到县档案登记备份中心备份。
2、XX业务系统备份数据的最长保存年限为10年。最近30天每日或每周备份的数据全部保留；超过30天的备份数据，采取近2年内按月保存，近5年内按季保存，近10年内按年保存的备份淘汰策略（每次需留存完全备份的数据）。
三、职责分工及要求
1、XX单位
（1）明确组织领导和工作机构，落实经费和其他软硬件投入，确保登记备份工作顺利开展。
（2）按规定做好档案与电子文件的登记及备份工作。每年定期向县档案局进行登记工作，并按照县档案局的登记审核意见和备份处置决定，做好本单位档案与电子文件的备份工作。将业务数据报送县登记备份中心前，本单位应做好备份数据的前期整理打包和检测工作，确保备份数据的真实性、完整性及有效性。备份数据应一式两套以上保存，一套报送登记备份中心，一套本单位留存。加强对备份数据的日常安全保管，定期开展备份数据及载体的质量检测和迁移，确保备份数据安全。
（3）确定XX同志作为责任人，负责登记备份工作的联络。
2、县电子文件和数字档案登记备份中心
建立健全备份数据管理制度，严格数据的保管、维护和使用，确保备份数据及信息安全。保存在登记备份中心的备份数据，原则上仅提供本单位使用。除法律法规另有规定外，未经本单位允许，其它任何单位或个人不得使用备份数据。在本单位XX业务系统发生系统或数据崩溃时，经本单位正式申请，县登记备份中心应及时通过VPN网络或离线的方式回传复制备份数据，由本单位用于数据恢复，确保灾难发生时的业务系统安全。
四、具体实施步骤
1、登记上报：登记单位于每年7月底前，向县档案局进行档案与电子文件登记，并填写《档案与电子文件登记表》及相关材料。
2、登记受理：县档案局根据提交的申请登记材料，及时进行受理。
3、登记审查：县档案局结合国家有关规定和已掌握的情况，对登记材料及其所涉及内容进行核实，对登记单位档案与电子文件的保存价值及安全管理现状、保障体系进行评判。
4、处置决定：县档案局经审查，及时向登记单位反馈登记审核结果和备份处置决定。
5、备份数据报送：登记单位根据县档案局的登记审核结果及作出的备份处置决定，按照要求开展备份工作，并按照规定时间将备份数据报送至县电子文件和数字档案登记备份中心。
XX单位（盖章）
附件5
登记备份光盘盒封面格式
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背 景 信 息
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载体编号： | ||||||||||||||||||||
抄送：市档案局、县委办、县府办，马芳妹副书记、周树森副县长
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绍兴县档案局办公室 2013年5月13日印发 |
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