局（办）机关各科室、局（办）属各企事业单位：

　　为进一步加强海盐县住建（人防）系统档案管理，着力提升档案管理水平，确保本系统档案工作更加科学化、制度化、规范化，现将《海盐县住房和城乡规划建设局（人民防空办公室）档案管理办法》印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

海盐县住房和城乡规划建设局（人民防空办公室）

　　                    2016年7月1日

　　海盐县住房和城乡规划建设局（人民防空办公室）档案管理办法

　　第一章总则

　　第一条为了加强档案业务建设，逐步实现档案工作规范化、制度化，不断提高科学管理水平，更好地为城市建设事业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》《浙江省城市建设档案管理办法》等有关规定，结合我局（办）工作实际，制定本办法。

　　第二条本局（办）档案是指本局（办）及个人在各项工作活动中直接形成的、对本单位和社会具有保存和参考价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和各种载体的历史记录。

　　第三条 本局（办） 档案工作是城建（人防）工作的有机组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是制定政策、总结经验、日常工作查考的重要依据和可靠凭证，是维护历史真实面貌的一项重要工作。

　　第四条本局（办）档案管理是对各门类及各种载体的档案（包括文书、会计、科技、业务、统计、声像、实物等）实行集中统一管理。对应归档的文件材料，定期向各档案馆（室）移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

　　第五条档案管理应纳入机关办公自动化系统，同步发展，以提高档案科学管理水平和服务效率。

　　第二章管理体制、任务和职责

　　第六条本局（办）的档案工作，实行统一领导、分级负责的管理体制，纳入议事日程，列入工作计划和岗位责任制。城建档案馆负责档案管理、业务指导、年终档案工作考核，做好局（办）机关科室档案的立卷、归档、保管、利用和移交等工作。

　　各企事业单位要建立档案室，明确档案管理人员，负责做好本单位文件、材料的收集和归档工作。

　　第七条本局（办）的档案工作受上级档案行政管理部门的监督指导。同时又指导下属企事业单位的档案工作。

　　第八条局（办）档案馆（室）的主要任务：

　　（一）学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，结合本系统档案工作特点制定档案工作的规章制度和行业标准规范。

　　（二）集中统一管理局（办）机关的各门类及各种载体的档案，负责局（办）机关档案的接收、保管、统计、利用、移交等工作。

　　（三）努力做好利用服务工作，开发档案信息资源，编制适用的检索工具，迅速准确地查调档案，积极主动地为利用者提供档案信息。

　　（四）配合有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定，按规定向海盐县档案馆移交永久和长期保存的档案及有关资料。

　　（五）负责对局（办）属企事业单位、科室的档案工作进行业务指导和监督检查，并组织档案人员进行业务培训和经验交流。

　　（六）组织学习、研究、推广档案管理现代化的新技术、新方法和新经验，提高本系统档案管理的现代化水平。

　　（七）对全县建设工程档案工作进行监督、指导、检查和验收。

　　第九条本局（办）档案工作人员的职责：

　　（一）贯彻执行档案工作的各项规章制度，学习钻研档案业务理论知识，努力掌握档案现代化管理技术；

　　（二）指导局（办）属企事业单位、科室做好文件的收集、整理、归档等工作，提高档案质量；

　　（三）熟悉库存的档案情况，做好档案的收集、整理、利用、登记和统计等基础工作；

　　（四）保护档案的安全，定期检查库存档案和相关设备，做好防护工作；

　　（五）遵守档案借阅和保密制度，未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案安全；

　　（六）办理领导和上级档案部门交办的有关工作。

　　第三章文件材料的归档

　　第十条建立、健全文件材料的归档制度。各单位（科室）在各项工作活动中形成的，已办理完毕、具有保存价值的文件材料（包括电子文件、附件及相关材料），都要收集齐全，进行整理归档。

　　局（办）机关人员要主动协助档案人员做好档案材料的收集、整理、立卷归档工作。

　　第十一条归档时间

　　（一）文书档案一般按年度进行整理。纸质文件各单位（科室）一般应在次年6月份前向档案馆（室）归档（会计档案除外），电子公文应在办理完毕后即时归档。纸质文件须与相对应的电子公文一并归档保存。

　　重要（大）会议形成的文字和声像资料应在会议结束后一个月内由会议主办单位负责交档案馆（室）。