各乡镇人民政府、街道办事处，市直各部门和单位：

现将《上虞市电子文件归档和管理暂行办法》印发给你们，请认真贯彻执行。

二〇〇九年八月二十一日

上虞市电子文件归档和管理暂行办法

第一章  总则

第一条  为适应全市信息化建设和电子政务建设的需要，规范全市电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施<档案法>办法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（2003年第6号令），结合我市实际情况，制定本办法。

第二条 本规定适用于上虞市各级国家机关，其他单位可结合实际参照执行。

第三条 基本术语解释

（一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）电子档案：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（四）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（五）真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（六）完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（七）有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（八）逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（九）物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第二章  管理体制和职责

第四条 各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施。

第五条 电子文件从形成到归档的管理过程中，应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作一般由承办(业务)部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由办公室、档案部门负责。

第六条 为确保电子文件的真实性、完整性和有效性，从电子文件产生时就应按制度严格要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。

第七条 各单位归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用的计算机系统的安装、操作、复制等技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

第三章 电子文件的收集

第八条 收集范围：本单位各项活动中产生的、具有参考利用价值的电子文件及相关软件。按照电子文件的信息类型包括：

（一）文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。

（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

（四）影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。

（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。

（六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。

（七）超媒体链结文件: 指用超媒体链结技术制作的文件。

（八）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。

（九）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

第九条 电子文件收集的格式：

（一）文本文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

（二）静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、PDF或JPEG格式。

（三）视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

（四）音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

第十条 电子文件收集的要求：

（一）采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体上。

（二）对用文字处理技术形成的文本电子文件，应注明文件存储格式、文字处理工具等。

（三）采用非通用文件格式的图像电子文件，应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

（四） 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软、硬件环境和相关数据。

（五） 对用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

（六） 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

（七）对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

（八） 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

（九） 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

（十）自主开发的计算机程序必须将源程序及其开发、编译工具同时收集。

（十一）归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。

第四章  电子文件的登记

第十一条 每份电子文件均应由文件形成部门在《电子文件登记表》中登记（见附表A）。上述表格应与电子文件一并向档案部门移交。

第十二条 电子文件登记表与电子文件同时保存。永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件，并与相应的电子文件拷贝件一起保存。

第十三条 电子文件类别指：文本文件，图像文件，图形文件，影像文件，声音文件，超媒体链结文件，程序文件，数据文件。

第五章  电子文件的归档

第十四条  电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。 

第十五条 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

第十六条 电子文件由本单位的档案部门集中管理，电子文件形成（办理）部门或文书处理部门应定期将电子文件向本单位档案部门归档。 

第十七条 电子文件归档前应确定密级和保管期限，并由文件形成（办理）部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附表B）。各单位信息管理技术人员对具体检验工作应给予技术支持，电子文件真实性、完整性和有效性检验的具体要求如下： 

（一）文件真实性检验：检验电子文件的内容、结构和其他信息(如修改、签署意见等)经过处理后是否与原始状况一致。

（二）文件完整性检验：检验电子文件的内容是否有缺损，页数是否一致。

（三）文件有效性检验：检验电子文件是否具备可利用性、数据的可识别性等，即文件是否能阅读，是否能进行处理。 

第十八条 电子文件形成（办理）部门或文书处理部门按照以下方法将电子文件向档案部门归档： 

（一）电子文件可以实时归档，也可以按纸质文件的规定完成归档。 

（二）电子文件按照年度——机构（问题）——保管期限或年度——保管期限等分类方案进行分类归档。

（三）电子文件的著录根据《档案著录规则》（DA/T18）确定。

（四）归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

（五）对需要永久、长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。 

（六）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并将电子文件的档号登入《电子文件登记表》（见附表A）。