上虞市数字档案室系统推广应用实施细则

为全面提升我市档案信息化水平，加快全市档案信息资源整合步伐，建立全市性的数字档案目录和全文信息中心。根据我市档案工作实际，特制定本实施细则。

一、指导思想

以国家、省档案信息化建设纲要为指导，按照建立上虞市区域性数字档案信息资源系统的总体目标任务，实现档案馆、室数字档案信息资源的高度共享，促进全市档案信息资源的有效整合，充分发挥档案信息资源在我市经济社会发展中的重要作用。

二、主要任务

1.加快馆藏数字档案资源建设步伐。市档案馆要根据馆藏档案实际情况，科学安排和制定数字档案信息资源建设规划，扎实开展馆藏档案条目录入和档案全文数字化工作，力争在2009年完成全部馆藏档案的数字化条目录入工作，在2011年底前完成档案馆馆藏全部重要档案和全宗的档案全文数字化工作。在此基础上，每年完成当年度新接收进馆的馆藏档案数字化条目录入和档案全文数字化工作，建立档案资源丰富、利用方便的民生档案专题目录和全文数据库。

2.不断提升综合档案室数字化水平。全市各乡镇（街道）、市直部门和单位的综合档案室要根据数字档案室建设要求，逐步实现室藏各种门类档案的数字化，建立室藏档案的目录数据库，条件允许的乡镇（街道）、市直部门和单位要对文书档案和重要业务档案实现档案全文数字化。对目前还不具备室藏档案全文数字化条件的乡镇（街道）、市直部门和单位可通过及时向档案馆移交档案实体，由市档案馆负责对移交进馆的各乡镇（街道）、市直部门和单位的档案进行集中统一、规范有序的全文数字化工作，争取在2011底前建成符合我市实际的数字化档案室。

3.切实加强档案馆、室的软硬件建设。作为全市数字档案信息资源中心的档案馆，应根据需要配置符合要求的服务器、存储和网络等必要的硬件设施和设备，确保数字档案室系统的安全、高效运行；全市各综合档案室应配置能满足数字档案室系统运行的计算机、扫描仪等硬件设备，并接入全市电子政务网系统，实现档案馆和档案室之间的数字档案信息在线移交、查阅及督查等功能。

三、实施方法和步骤

1.准备阶段（2009年7月底前）。市档案馆要根据数字档案室系统的建设目标，研发完成功能齐全、操作简单的数字化档案室系统，进行系统的各项功能和具体操作培训，并形成一套操作性强，完整规范的系统使用说明书。

2.试点阶段（2009年8月至12月）。市档案馆要根据全市各综合档案室信息化建设实际情况，科学安排、正确划定数字档案室系统成员单位，重点确定10家单位的综合档案室为推广应用试点单位，未列入试点的单位也应积极做好数字档案室推广应用的各项准备，有条件的单位综合档案室可提前实施数字档案室的推广应用。

3.应用阶段（2010年开始）。全市各乡镇（街道）、市直部门和单位全面应用数字档案室系统，在完成原有档案数据库数据转移工作的基础上，及时做好当年度新接收档案的数字化条目录入工作（有条件的单位可进行档案全文数字化工作）；各乡镇（街道）、市直部门和单位可通过数字档案室系统远程访问档案馆数据中心，实现远程查阅本部门单位在档案馆保存的数字条目和档案数字化全文。从2010年开始每年度的档案目录上报审核，市档案局将在数字档案室系统上进行，不再进行纸质目录上报审核，市档案馆将通过数字化档案室系统实现对各部门单位综合档案室的网上工作督查指导。

四、工作要求

1.提高认识，明确数字档案室系统应用的重要意义。数字档案室系统是提高我市档案信息化水平的重要工作措施，对丰富我市数字档案信息资源，加快档案资源整合，实现档案资源的共享都具有十分重要的意义。全市各乡镇（街道）、市直部门和单位应充分认识应用数字档案室系统的重要性，把此项工作列入本单位档案工作的一项重要任务抓紧、抓实、抓好。

2.加强领导，确保数字档案室系统的顺利运行。全市各乡镇（街道）、市直部门和单位应加强对数字档案室系统运行的领导，不断加大对数字档案室系统配套硬件和室藏档案数字化的投入力度，不断提高档案人员应用数字档案室系统的水平和能力；市档案局要强化督促和指导力度，定期举办数字档案室系统应用操作的业务培训，确保数字档案室系统的顺利运行。

3.严格管理，确保全市数字档案资源的安全。市档案馆要制定数字档案室系统管理制度，配置相应的网络安全设备，严格管理全市数字档案室用户的用户名和密码，加强对全市数字档案资源的安全性管理；全市各综合档案室要管理好本单位的用户名和密码，确保本单位的数字档案资源不泄密，实现全市数字档案资源的安全有效利用。