文章播报
各工商所（分局）、县局各科室：
为了进一步加强企业登记档案的管理，协调系统内各科所的工作关系，确保档案管理工作畅通、有序进行，现对企业登记档案的采集、整理立卷、移交、保管与案卷传递等方面提出如下意见，请认真贯彻执行。
一、基本工作职责的界定
企业注册监管科是办理个体工商户、企业登记的职能部门，工作范围包括个体及企业的设立、变更、注（吊）销、年检（验照）等，是企业登记档案的直接形成部门，同时担负着监管企业经济户口，组织企业登记档案的采集、整理立卷与移交的义务。
局综合档案室的工作职责主要有三方面：一是接收已办理完毕并经形成部门整理立卷的各类案卷；二是负责保管和维护档案案卷的完整与安全；三是提供、接待档案资料的社会利用（包括部分业务档案的内部调阅）。
二、档案的查询及移交
（一）档案室接受对外查询，只对机读资料及原始档案的复印件盖章，以示证明。不得出具文字结论性证明。
（二）一切文字资料档案的移交都必须办理移交手续。移交当事人的确定，以完成最终核准的部门为限。其中接收已立卷的整件档案时（为设立档案），按移交清单接收，接收未完全整理的散件档案时（为变更、注[吊]销、年检等），移交人应按档案类别分别填写卷内目录，注明对应项目资料的页数与总页数，并填制移交清单，一并作为移交依据。移交清单及卷内目录统一格式见附表1—表7。
（三）对迁移的企业档案，分两种情况处理：
1、迁出。局综合档案室凭企业注册监管科出具的索取凭据，向注册监管科提供该企业的档案。凭据应载明企业名称、注册号、迁入地、经办人及取件日期。
2、迁入。按所设立企业的形式移交。
（四）涉及企业经济户口变动的，资料输入电脑应由业务科室、审批中心工商窗口及工商所（分局）操作，以保证机读档案与书式（原始）档案的一致性。当出现两者不一致情况时，职能科室应以原始档案为依据，及时处理并负责更正。
（五）移交企业档案应按设立、变更、注（吊）销及年检等类别分别填写移交清单，不得混合填写。
三、调整案卷移交人及资料整理要求
自发文之日起，个私经济登记档案直接由工商所向局综合档案室移交。其中滨海所登记有限公司、非公司法人及其分支机构档案也直接移交局综合档案室。办证中心仍按原渠道移交。根据目前企业登记档案的办理程序，现对各类企业档案的移交程序作了相应的调整。具体事项见附表《接交企业登记档案相关事项一览表》。
鉴于上述调整，为统一资料整理、立卷、移交口径，现对基层工商所移交的档案提出如下操作要求：
（一）移交范围及基本要求
1、个体工商户登记档案——分户装订，加套档案袋，填制移交清单一并移交。
2、个人独资、合伙企业及滨海所所辖的有限公司、非公司法人及其分支机构的登记档案——设立档案为单独立卷移交；变更、注（吊）销、经注册科授权的企业年检档案均应按企业类别逐户填写卷内目录表、注明相应项目资料的页数及总页数并以该表的依据填写移交清单，一并作为移交依据。其表式详见附件。
（二）资料整理（立卷）的一般要求
1、资料整理
（1）检查每页资料的完整性，对残缺、霉变页面进行粘贴、补正，发现身份证模糊的应予修正或换；
（2）清除件内金属物；
（3）按目录表项目顺序排列资料，加盖序号章（右上角），空白页不编号。
2、装订与立卷
装订——按三点一线装订；
立卷——企业设立档案为单独立卷移交，在资料整理的同时统一装订，加案卷封面，并按封面栏目填写俱全。
四、移交时间
原则上每月移交一次，具体日期不作硬性规定，一般可安排在当月25日前，遇特殊情况可电话联系。
档案管理已列入年终岗位责任制考核内容，为此档案室将对各所档案整理的质量及其移交情况实行日常登记备案，作为年终考核的依据。
附件：1、接交企业登记档案相关事项一览表
2、档案移交清单样张（表1—表7）
