绍县档〔2010〕32号

绍兴县档案局关于印发《绍兴县电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》的通知

 

各镇（街道、开发区），中心城建管办、平水副城建管委，县机关各部门：

根据《中共绍兴县委办公室、绍兴县人民政府办公室关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（县委办〔2010〕77号），特制定《绍兴县电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》，现印发给你们，请结合本单位实际情况贯彻执行。

                 

            绍兴县档案局

                   2010年 11月29日

主题词：档案  登记备份  方案  通知

绍兴县档案局办公室                               2010年11月29日印发

 

 

绍兴县电子文件和数字档案登记备份工作实施方案

 

    为贯彻落实《中共绍兴县委办公室、绍兴县人民政府办公室关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（县委办〔2010〕77号，以下简称“《通知》”）文件精神，全面推进全县电子文件和数字档案登记备份工作（以下简称“档案登记备份工作”）的顺利实施，特制定本实施方案。    

    一、总体要求

坚持以科学发展观为指导，认真贯彻落实档案法律法规及县“两办”的《通知》文件精神，全面推进电子文件和数字档案登记备份工作；通过登记备份工作的实施，实现档案证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合的功能，构建新形势下的档案安全保障体系和档案信息资源体系，不断提升档案工作服务大局、服务社会、服务现实的能力。

二、组织领导

根据《通知》精神，县里建立由县委副书记任组长、分管副县长为副组长、相关职能部门为成员的县档案登记备份工作领导小组，下设办公室，具体负责日常工作。办公室设在县档案局内。各部门、各单位要根据《通知》精神和县领导小组办公室的统一安排，加强对本单位档案登记备份工作的领导，落实人员，组建工作班子，配备必要的信息化设施，确保本单位档案登记备份工作的顺利开展。

    三、目标任务

   （一）建立电子文件和数字档案登记备份中心（以下简称“档案登记备份中心”）。县档案局要加快建设登记备份软硬件平台，配备信息安全、网络管理、数据库、软硬件维护等专业人才，2010年底前建立县档案登记备份中心，切实做好档案登记备份数据接收、管理、维护等各项工作。根据国家有关容灾备份的要求，2012年建立异地备份库。

   （二）优先开展重要民生领域及涉及公共利益部门的重要档案登记备份工作。“十二五”期间，分期分批完成教育、劳动就业、卫生医疗、社会保障、住房等重要民生领域以及民政、司法、财政、人事、国土、规划、建设、交通、水利、农业、林业、人口、环保、安监、公共资源交易服务、工商、质监、住房公积金等重要业务部门形成的电子业务数据、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作。

   （三）加强机关、团体、企事业单位规范化数字档案室建设。镇（街）、开发区、县级机关部门、社会团体、企事业单位要加强对本单位重要电子文件的归档和管理，加快重要传统载体档案（包括纸质、声像、音像、照片等）的数字化转换，为开展档案登记备份工作奠定良好的基础。“十二五”期间，力争80%以上的单位建成数字档案室。

   （四）抓好重点建设项目档案登记备份工作。县档案馆每年制订重点建设项目接收范围和接收名册，指导辖区内县级以上重点建设项目开展档案数字化工作，并对相关数字化成果进行登记备份。

   （五）积极引导国有企业、事业单位开展档案登记备份工作。根据自愿原则，开展民营企业、重要人物的档案登记备份工作。

四、档案登记备份的范围和数据形式

（一）范围

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

根据电子文件和数字档案的权属关系和进馆要求，下列电子文件应当按照规定时限到县档案登记备份中心进行登记备份：

1、法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括县级机关、团体、国有企事业单位和其他组织形成的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。

2、重点领域形成的重要电子文件和数字档案。（1）涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案。主要是各业务主管机关、人民团体及下属单位形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据；（2）列入县档案馆接收名册的县级以上重点建设项目单位在建设过程中形成的对国家和社会具有长久保存价值的数字档案（包括项目前期文件、隐蔽工程和竣工图等）；（3）国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案。

3、非国有企业、基层自治组织和个人保存的重要电子文件和数字档案，根据自愿原则进行登记备份。

4、国家和省、市另有规定的，依照有关规定执行。

（二）档案数据形式

主要有三种数据形式：

1、电子业务数据。指各业务主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）。

2、电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。

3、档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。 

五、档案登记备份的程序与时间要求

各单位首先应填报《各单位档案管理情况登记表》（见附件1），并于12月15日前报送县档案馆。同时，做好重要档案（电子文件）形成与管理情况调查、档案数字化转换和电子文件备份导出等前期准备工作。

   档案登记备份的具体程序与时间要求：

（一）  程序

1、填写材料

各单位根据档案登记备份的时间要求，在移交档案登记备份数据前认真填写《电子文件和数字档案备份情况表》（附件2）、《档案备份数据移交、接收检验表》（见附件3）。

以上材料在报送前均应经单位审核、盖章。其中《档案数据登记备份情况表》（续表）以档案登记备份载体（包）为单位填写，并包含每份载体（包）的唯一认证信息。

2、生成备份载体（包）

各单位应根据档案登记备份工作要求，将纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果,在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一性认证信息），并做好备份载体（包）的登记、管理工作。各类档案数据的登记备份要求分别如下：

   （1）电子业务数据。应根据各单位的不同业务需求与安全保障条件，确定不同的备份策略和方式，采用在线、脱机相结合的传输方式进行数据（库）备份，并形成备份载体（包）。报送单位应确保备份数据的真实性、完整性和安全性。登记备份数据是否需要加密，根据各单位实际确定。

   （2）电子公文。各单位应对照登记备份工作要求，将具有永久和长期保存价值的电子公文及时归档。按照《电子公文归档与管理规范》、《文书类电子文件元数据方案》和《版式电子文件长期保存格式需求》等有关标准，将电子公文及其元数据同时进行打包备份。

   （3）档案数字化成果。各单位应将尚未到移交进馆年限的保管期限为永久或长期（30年及以上）的传统载体档案进行数字化转换，并按规定格式存储到一次写光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据内容的真实性、完整性和可读性。纸质档案数字化转换的技术要求参照《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》执行，建议扫描分辨率150dpi以上，彩色扫描模式，多页TIFF格式。

3、报送与移交

各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将档案登记备份载体（包）按规定时间报送给县档案登记备份中心，同时报送相关书面材料。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。各类档案数据的移交方式分别如下：

   （1）电子业务数据。采用在线传输或脱机载体（光盘、磁带等）等方式移交。

   （2）电子公文。采用在线传输或脱机载体移交等方式。

   （3）档案数字化成果。采用光盘移交方式。

4、受理、审核

    县档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登记备份数据，及时进行受理、审核。审核内容包括以下两个方面：

   （1）材料审核。审核各单位档案登记备份范围是否符合有关档案法规政策规定，《电子文件和数字档案备份情况表》等报送材料是否完整、有效。

   （2）技术检测。移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等规范要求，载体质量是否完好，介质是否携带病毒，备份载体（包）的摘要信息是否与已登记信息一致等。

5、反馈

县档案登记备份中心根据审核结果，填写《档案备份数据移交、接收检验表》并反馈给报送单位。对于档案登记备份数据（或书面材料）不符合要求的，报送单位应在收到反馈后按照县档案登记备份中心的要求重新移交、报送。

   （二）时间

登记备份分首次登记备份和常规登记备份。各单位按照《各部门实施档案登记备份时间安排表》（见附件5）要求，根据档案管理实际，制订本单位登记备份工作实施方案，积极开展相关工作，同时有计划地组织所属单位开展档案登记备份工作。各类档案数据的常规登记备份时间原则要求如下：

1、电子业务数据

电子业务数据的登记备份时间可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每日备份；对于数据变动较少的，可每周、每旬、每月、每季、每半年备份，但每年至少一次以上。

2、电子公文

电子公文每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份。具体参照国家和省有关电子文件管理的规定执行。

3、档案数字化成果

档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。

六、工作要求

   （一）加强领导。各镇（街道）、县机关各部门要按照全县统一规划和要求，把电子文件管理和登记备份工作摆上议事日程，加强领导，建立工作班子，明确工作职责，及时研究解决有关问题，认真做好电子文件管理和登记备份的各项基础工作，确保电子文件管理和登记备份各项工作落到实处。

   （二）规范管理。各镇（街道）、县机关各部门要切实加强电子文件管理，及时做好具有永久保存价值的电子文件归档工作，具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件应转换为纸质文件或缩微胶卷同时归档。同时，要按照《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》及纸质档案数字化相关规定，加快重要传统档案的数字化转换，积极开展规范化数字档案室创建活动，进一步提高档案管理服务水平。

（三）注重结合。把登记备份工作与档案馆新馆建设和数字档案馆建设结合起来，实行统一规划、整合资源、集约建设、综合管理，进一步提高科学建设管理和综合服务水平。同时，要与政府信息公开和电子政务系统建设结合起来，与县委县府的中心工作结合起来,与各单位档案工作目标管理认定、数字档案室建设和重点工程档案专项验收结合起来，形成良性互动的工作格局，进一步推动全县档案业务规范化建设。

（四）强化考核。这项工作将列入县档案局对各单位档案业务工作和档案工作年检的重要内容,作为档案工作评先奖优的重要条件。各单位要将这项工作纳入相关业务科室、工作人员岗位目标责任制考核内容，加强落实情况的检查、督促和考核，建立长效激励和保障机制。

    附件：1、各单位档案管理情况登记表

      2、电子文件和数字档案备份情况表

      3、电子文件和数字档案备份情况表（续表）

      4、档案备份数据移交、接收检验表

          5、各部门实施档案登记备份时间安排表                                             

 

附件1：

各单位档案管理情况登记表

 

填报单位（盖章）：                                   填报日期：          

 

注：该表请于12月15日前报送县档案局。（联系人：宋淼芳，15068996130）
附件2：

电子文件和数字档案备份情况表

 

移交批次编号：        

填报单位
经办部门		填报日期
情况说明	本次共移交   份备份载体    个备份文件包。
经办人	（签名）	检查人	（签名）
单位领导审批意见	（单位盖章）     年  月  日
主管机关审批意见	（主管机关盖章） 年  月  日

注：“主管机关审批意见”栏只针对二三级单位。

附件3：

电子文件和数字档案备份情况表（续表）

 

单位名称（盖章）：

 

注：“数字摘要”是指对备份载体（包）用MD5、SHA1等摘要算法生成的唯一性摘要信息（或摘要文件），用于标识该备份载体（数据包）的真实性、可靠性。“载体形式”指档案备份数据载体形式，包括：光盘、磁带或在线移交等。
附件4：

档案备份数据移交、接收检验表

移交单位	（盖章）                             年  月  日
移交人	（签名） 年  月  日	检查人	（签名） 年  月  日
移交批次编号
档案备份载体 （包）自检情况
接收单位	（盖章）                             年  月  日
材料审核情况
技术检测情况	载体外观检验情况
	病毒检验情况
	可靠性检验情况
	完整性检验情况
	规范性检验情况（电子业务数据除外）
	技术方法与相关软件、说明资料检验（包括是否有加密、电子签名等）
处理意见	（经办人签名）

注:“材料审核情况”包括档案登记备份范围、书面材料等是否符合要求。

 

附件5：

各部门实施档案登记备份时间安排表