各工商所（分局）、县局机关各科（室）：

现将《绍兴县工商行政管理局数字化档案室创建工作实施方案》印发给你们，请各单位结合实际抓紧落实。

绍兴县工商行政管理局

数字化档案室创建工作实施方案

为加快数字化档案建设步伐，使档案更好地为工商职能及社会各界服务，根据市档案局和市工商局要求，结合我局实际，特制定本实施方案。

一、组织领导

成立以章丽琴副局长为组长，县局各科（室）负责人参加的创建工作领导小组，领导小组下设办公室，周志康兼办公室主任、戴贤生任办公室副主任，各科（室）兼职档案管理员为成员。

二、工作目标

2011年12月份完成数字化档案室创建工作并通过上级部门验收。

三、工作安排

（一）6月份初完成相应软硬件设施配置。借鉴市局经验，结合本局实际情况，完成安装泰宇工商行政管理档案管理软件，该软件要符合工商OA系统及其他业务软件的对接和数据的导入。此项工作由网监办配合办公室提供信息技术保障。

（二）6月份中旬前完成数字化档案管理制度的拟制和完善。内容包括：电子文件归档制度、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度、档案数据网和信息设备维护制度等。

（三）8月底前完成建立多媒体数据库。将照片档案数字化，新建声频、视频档案，此项工作由网监办配合办公室提供操作指导。

（四）9月底前完成第一期纸质档案扫描约200万页。纸质档案扫描工作分为两期，共400万页，第一期200万页明细如下：

（五）12月底前完成第二期纸质档案扫描约200万页。内容包括新增的和存量的企业档案，其他业务档案包括行政处罚决定书、市场登记档案、广告经营单位档案、会计年报表、工资发放单、基建前期审批、后期资料及权证等。

四、工作要求

（一）高度重视，相互配合。数字化档案室的创建工作是一项系统性的工作，各部门负责人要高度重视，密切配合。要严格按照相关制度，及时向局综合档案室移交相关档案资料，特别是活动的相关数码照片、声频、视频资料要及时移交，以确保档案信息完整齐全、安全有效。

（二）规范移交，长效管理。数字化档案室的创建工作时间短、内容多，且涉及面广，为便于管理，数字化档案统一由局综合档案室组织整理扫描。今后各业务科（室）须归档资料，应严格按照绍县工商[2010]10号文件要求执行，及时移交局综合档案室，即：文书部门应归档的文件材料，按归档要求整理、立卷、装订成册，于次年5月前移交。会计档案由财务部门按归档要求整理、立卷、装订成册，在财务部门保管一年后，于第三年5月前移交。各科室形成的业务档案，由各科室按归档要求整理、立卷、装订成册，随时移交。企业档案每月底底移交，企业年检资料每年9月底前移交。其他档案每年五月底前移交。各部门形成的特种载体档案（包括照片、录音、录像等）应于每次活动终了一周内移交。各单位在移交档案的同时，将档案相关资料录入到新的工商档案管理软件对应的分类目录中。

（三）搭建平台，资源共享。以数字化档案室创建活动为载体，把绍兴县工商局综合档案室建成一个开放式的档案查阅、利用的网络平台，企业档案届时还可按用户的权限实现对档案的异地查阅、利用，以实现档案信息资源共享。