局机关各科室，局属各单位：

　　根据档案信息化建设的要求，为确保电子文件和数字档案的安全规范和有效管理，我局特制定了《电子文件归档范围和保管期限表》，请结合实际认真贯彻执行。

　　附件：1.海盐县民政局机关电子文件归档范围

　　      2.海盐县民政局机关电子文件保管期限表

　　                                                                    海盐县民政局

                        2013年7月22日

附件1：

海盐县民政局机关电子文件归档范围

　　一、为便于本机关正确界定电子文件归档范围，结合工作实际，制定本规定。

　　二、本规定的电子文件是指在民政工作中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示的数字文件。

　　三、本机关电子文件归档范围：

　　（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、建设和历史研究具有利用价值的电子文件；

　　（二）本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的电子文件；

　　（三）本机关需要执行的上级机关、同级机关的电子文件；下级机关报告的重要电子文件；

　　（四）其他对本机关工作具有查考价值的电子文件。

　　四、本机关电子文件不归档范围：

　　（一）上级机关的电子文件中，普发性不需本机关办理的电子文件，任免、奖惩非本机关工作人员的电子文件，供工作参考的抄件等；

　　（二）本机关电子文件中重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的电子文件，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关有关电子文件，有关工作参考的电子文件；

　　（三）同级机关的电子文件中，不需贯彻执行的电子文件，不需办理的抄送电子文件；

　　（四）下级机关的电子文件中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的电子文件。

　　五、凡属机关归档范围的电子文件，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

　　六、本机关电子文件的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

　　七、永久保管的电子文件主要包括：

　　（一）本机关制定的法规、政策性的电子文件；

　　（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要电子文件；

　　（三）本机关职能活动中形成的重要业务电子文件；

　　（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、重要的报告、总结、综合统计报表等的电子文件；

　　（五）本机关机构演变、人事任免等电子文件；

　　（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性电子文件；

　　（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要电子文件。

　　（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等的电子文件。

　　八、定期保管的文书档案主要包括：

　　（一）本机关职能活动中形成的一般性业务电子文件；

　　（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性电子文件；

　　（三）本机关人事管理工作形成的一般性电子文件；

　　（四）本机关一般性事务管理电子文件；

　　（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等的电子文件。

　　（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性电子文件；

　　（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的电子文件；

　　（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等电子文件；

　　（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等电子文件。

　　九、本机关形成的人事、基建、会计、业务及特种载体的电子文件的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

　　十、本机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

　　十一、本机关联合召开会议、联合行文所形成的电子文件原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

　　十二、本规定自印发之日起执行。

附件2：

海盐县民政局机关电子文件保管期限表