本市各民主党派：

    最近，省档案局下发了《浙江省档案局关于进一步做好民主党派档案工作的通知》（浙档发[2012]18号）文件，对做好民主党派的档案工作明确了相关要求。为贯彻落实省档案局文件精神，进一步加强对我市各民主党派的档案管理，确保档案的完整安全和有效利用，现就有关事项通知如下：

    一、加强管理，确保档案齐全、完整。

    长期以来，我市各民主党派在中共桐乡市委的领导下，紧紧围绕经济社会发展大局和广大人民群众关心的热点、难点问题，积极履行参政议政、民主监督的职能，积累了大量有关组织建设、历史沿革、参政议政等方面的档案材料。这些档案材料是各民主党派开展各项工作与活动的真实记录，对促进民主党派各项工作具有重要意义。各民主党派要按照《档案法》的有关要求，加大档案材料收集力度，做好档案材料的收集、整理和归档工作。同时，按照“五有”（有档案制度、有档案人员、有档案保管场所、有档案设备和有档案实体）要求，建立健全档案管理相关制度（见附件1），明确档案专（兼）职管理人员，确定档案专用库房，配备档案保管箱柜等设备，确保档案实体安全、管理规范有序。

    二、抓紧清理，解决历年积存文件问题。

    鉴于各民主党派历年来档案材料分散保管、没有整理，因此，要求各民主党派尽快完成历史档案清理工作，按照《民主党派档案材料收集归档范围和保管期限表》（见附件2）的要求，将历年来属于归档范围的纸质文件材料、照片、声像、电子文本和本单位编制的书籍、刊物等及时收集、整理归档。在档案材料清理整理过程中，要求分类清楚、编目规范，便于保管和利用，并在8月15日前将整理、编目好的归档文件目录报市档案局登记备份。

    三、明确范围，依法移交档案

    根据国家档案局令第9号《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、省档案局《关于转发〈各级各类档案馆收集档案范围的规定〉的通知》（浙档发[2012]14号）精神，我市各民主党派档案纳入市档案馆档案接收范围。各民主党派要按照《桐乡市档案馆进馆档案接收标准》（桐档[2006]13号），规范整理档案，建立档案目录数据库和全文档案数据库，并按照省委办公厅、省政府办公厅《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》要求，将整理好的纸质档案和电子版档案同时移交市档案馆，确保档案的安全。

附：1、《民主党派档案管理相关制度》

    2、《民主党派档案材料收集归档范围和保管期限表》

                    

                                            二O一二年五月三十日 

附件1：

民主党派档案管理相关制度

 

一、民主党派综合档案室岗位责任制

1、接收和收集本单位形成的各种档案文件材料，及时整理，立卷归档。

2、对本单位的各种档案进行科学分类、编目、排列、编号。

3、档案库房应设有“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）必要设施，以确保档案的安全。

4、经过鉴定无保存价值的档案按照规定报请主管领导批复，进行监督销毁。防止各种失密、泄露事故发生。

5、加强档案统计工作，对档案的收进、移出、利用等情况及时准确地进行统计，做好档案统计年报工作。

6、积极开展档案的利用工作，为利用者提供各种方便，并掌握利用效果信息反馈。

7、加强档案业务知识学习，以提高兼职档案人员的业务素质和业务水平。

二、民主党派档案保密制度

1、档案人员要认真学习《保密法》，严格遵守国家有关安全保密规定，时刻提高警惕，确保档案安全。

2、档案人员必须做到不该说的秘密绝对不说，在档案中涉及保密的事项绝对不向外泄露。不私抄和涂改档案材料，未经批准，不准私自将档案带出档案室。

3、严格遵守档案查阅制度规定，查阅档案应在查阅室进行，非档案管理人员严禁进入库房。外单位人员前来查阅档案必须经分管领导同意。

4、严格管理涉密档案。查阅秘密文件资料必须履行手续，未经领导批准不得复印。

5、确无保存价值的档案材料需要销毁的，必须登记造册，经档案鉴定小组审核后，由本单位分管领导批准，在有关人员的监督下到指定场所销毁。

6、如发生档案被盗、遗失、泄露事件，应及时向分管领导汇报，立即追查，并视情节轻重对责任者进行处理。

7、每逢节假日前后，要进行保密安全检查，发现问题应及时汇报，并进行妥善处理。

三、民主党派档案鉴定、销毁制度

1、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本单位各类档案的保管期限表，并对全部档案进行保管期限的划分和鉴定。

2、档案保管期限分为永久、长期、短期，其中文书档案的保管期限分为永久和定期（定期分为30年和10年）。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映本单位一般工作活动在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

3、档案的鉴定工作由本单位档案鉴定小组按规定进行鉴定。

4、销毁失去保存价值的档案必须由鉴定小组提出意见，登记造册，报分管领导批准后，由两人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字。销毁清册由档案室归档保管。

四、民主党派档案库房管理制度

1、非档案人员不得擅自进入档案室，确因工作需要，须经批准同意，应由本室人员陪同方可进入。

2、做好库房内“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）工作，平时要勤检查，勤打扫，保持档案卫生、整洁、安全。

3、根据季节、气候变化，及时调节库房温湿度，使之符合规定要求。

4、入库档案存放规范，做到排列整齐，查找方便。

5、库房保持经常清洁卫生，库房内禁止存放与档案无关的东西，避免灰尘，有害气体、昆虫及微生物对档案的破坏。

6、定期检查库房，发现问题及时向领导汇报，并采取处理措施。

7、档案室钥匙由档案管理人员负责保管，不准随意交由他人使用，若发现遗失，应予全部调换，确保档案的安全。档案管理人员因事外出要落实接替人员，办好库房钥匙交接手续

五、民主党派档案利用制度

1、本单位综合档案室库存的档案均属查阅利用范围。凡本单位工作人员均可利用与工作有关的档案。外来人员持有合法证件和正当理由，经本单位主管领导同意，方可利用本单位档案。

2、凡查阅利用档案者都应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》。因工作需要外借档案，时间不得超过一周。

3、查阅、复制密级文件需经本单位主管领导批准，无特殊理由不予出借。

4、利用档案者必须爱护档案，不准在档案上打点、划线、做记号、更不准涂改和撕、拆档案；借出的档案、资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查。如发现有丢失、损坏，要追查借阅者责任，并按《档案法》规定进行处罚。

5、档案室内严禁吸烟，不准摆放茶杯、墨水等有可能污染档案的物品。

6、利用档案必须严格执行保密制度，严守保密纪律，自觉遵守利用档案的有关规定。

7、查阅档案结束后，档案人员要主动了解查阅的档案有否利用效果，如有要填写《档案利用效果登记表》。

六、民主党派文件材料整理、归档制度

1、按照档案集中统一管理原则，本单位档案实行集中统一保管。

2、制订本单位分类方案和归档范围，根据分类方案和归档范围归档范围做好平时材料收集、分类工作。

3、对文件材料要进行分门别类，按档案保管期限分别整理，文书档案分为永久、定期（30年、10年），会计档案分为永久、25年、15年和5年，特种载体档案分为永久、长期、短期。对不属归档范围的和已到期档案要进行严格审查、鉴定、提出销毁意见，编制销毁清册并经领导审批同意后销毁。

4、整理归档时间和要求，凡属归档的文件材料必须在次年的上半年根据不同职能部门的范围和要求进行分类、整理，确定保管期限，经装订编目后及时归档入库，整理工作由各职能部门兼职档案员负责协助。

5、各类文件材料归档一般一式一份，比较重要的，需永久保存的文件材料归档应一式二份。

 

附件2：

民主党派档案材料收集归档范围和保管期限表

 

 

 

 

主题词：民主党派档案  管理  通知

抄送：中共嘉兴市委统战部，嘉兴市档案局。

中共桐乡市委统战部  桐乡市档案局    2012年5月30日印发