各镇乡人民政府，各街道办事处，市府各部门，市直各单位：

    市档案局、发展计划局制定的《桐乡市重点建设项目档案管理暂行办法》已经市政府研究同意，现批转给你们，请认真贯彻执行。

2002年9月24日

桐乡市重点建设项目档案管理暂行办法

（市档案局  市发展计划局） 

    为加强全市重点建设项目档案工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用，充分发挥档案资料在重点项目建设、生产（使用）管理、维护和改建扩建中的作用，使我市重点建设项目档案工作逐步走上规范化管理的轨道，为促进项目管理，提高工程质量、明确责任、节省工程投资、提高投资效益等提供有力的依据，为经济建设和社会发展服务。根据《档案法》、国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、浙江省人民政府第136号令（即《浙江省重点建设项目管理办法》）、《桐乡市重点建设项目管理办法》的有关规定及精神，结合本市实际，特提出以下办法：

    一、项目档案的组织管理

    根据统一领导的原则，市档案局、市发展计划局负责监督、检查和指导全市重点建设项目的档案工作，参加重点建设项目档案的预验收和竣工验收。各重点建设项目主管部门要加强对重点建设项目档案工作的领导与管理，将重点建设项目档案工作纳入项目管理之中。

    各重点建设项目建设单位、项目总承包单位、项目现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位、项目业主单位、项目监理单位等应当明确分管档案工作的领导和一名档案工作人员，并建立与重点建设项目档案工作任务相适应的管理机构，配备具有档案管理专业技能的人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证档案资料安全的库房和设备。

    二、项目档案的形成、积累、归档

    重点建设项目各有关单位应当将文件材料的形成、积累、归档工作列入本单位的职责范围以及有关人员的岗位责任制，纳入项目管理工作之中，使重点建设项目的档案资料工作与项目建设进程同步。

    1、项目申请立项时，项目建设单位应着手开始进行文件材料的积累、整理、审核工作；项目竣工验收前，应完成全套文件材料的归档和验收工作。归档文件材料必须完整、准确、保持有机联系，反映重点建设项目的真实情况。

    2、重点建设项目各有关单位应根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《浙江省重点建设项目档案管理暂行办法》的有关规定，结合实际，制定本单位文件材料的归档范围和档案的保管期限。

    3、重点建设项目建设过程中，建设单位、项目总承包单位、项目建设现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位、项目业主单位、监理单位应在各自的职责范围内做好重点建设项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作。属于建设单位归档的档案有关单位应及时移交给建设单位；按规定应向市档案馆（室）移交的重点建设项目档案，建设单位应及时办理移交。

    4、重点建设项目在招投标、签订协议或合同时，应当明确各方在重点建设项目文件材料形成、竣工档案的编制、费用、档案整理规范要求与移交时间等方面的责任。

    5、档案资料的汇总整理。

   （1）重点建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交三套完整、准确的项目档案资料。

实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交三套完整、准确的项目档案资料。

   （2）重点建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理三套所承包工程的档案资料，交建设单位汇总、整理或由建设单位委托一个承包单位汇总整理。

    6、重点建设项目档案的案卷质量应符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》，各类文件材料完整、齐全、内容准确、图物相符、分类科学、组卷合理。归档的文件材料要字迹清楚、图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

    7、重点建设项目结束时，必须绘制竣工图。竣工图是重点建设项目的实际反映，也是项目的重要档案。在签订项目承发包合同或施工协议时，应根据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出明确的规定。竣工图要求图面清晰、并逐张加盖竣工图章。各施工单位要做好施工记录、检查记录、交工验收记录和鉴证等，整理好变更文件，按规定编制好竣工图。施工单位不按时提交合格的竣工图，不算完成施工任务，并应承担相应的责任。

    8、编制竣工图的费用，按下列办法处理：

   （1）因设计失误造成设计变更较大，施工图不能代用或利用的，由设计单位负责绘制竣工图，并承担其费用。

   （2）因建设单位或主管部门要求变更设计，需要重新绘制竣工图的，由建设单位绘制或委托设计单位负责绘制，其费用由建设单位在基建投资中解决。

   （3）第（1）、（2）项规定以外的，则由施工单位负责编制竣工图，所需费用，由施工单位自行解决。

    三、项目档案的登记

    为及时掌握全市重点建设项目档案工作情况，加强监督和指导，根据《浙江省重点建设项目档案管理登记办法》的精神，市档案局将建立对全市市级以上重点建设项目档案的登记制度。凡未竣工验收的市级以上重点建设项目，均应进行登记。今后市档案局将根据市人民政府批准公布的市重点建设项目名单，及时向有关单位发出登记通知，有关单位接到通知后应在六十日内向市档案局登记。

    四、项目档案的验收

    根据《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第十九条的规定，市人民政府确定的重点建设项目在竣工验收前，其档案应先行验收合格。未经档案验收或档案验收不合格的项目，有关单位不得组织项目的竣工验收。

    1、档案验收的要求

    重点建设项目归档的文件材料必须达到完整、准确、系统，保障生产（使用）、管理、维护及扩建的需要。

    档案的完整指按国家档案局和国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》所确定的内容，将项目（工程）建设全过程中应该归档的文件、资料全部归档。

    档案的准确指档案的内容真实反映项目（工程）竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。

    档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。归档的案卷质量符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

    2、档案验收的组织

    根据浙江省人民政府第136号令（即《浙江省重点建设项目管理办法》）及《浙江省重点建设项目档案管理暂行办法》、《浙江省重点建设项目竣工档案验收规定》的有关精神，重点建设项目档案的验收由市档案局、市发展计划局负责组织、项目主管部门和建设、施工、业主、设计、监理等单位的有关人员参加。

    3、档案验收的步骤

    档案验收包括预验收和正式验收两个阶段，重点应放在预验收阶段。预验收时，在验收主管单位组织下，档案验收组应着重抽查重点建设项目档案的归档情况，写出预验收意见；各建设、设计、施工、监理等单位按预验收的改进意见在正式验收前加以改进。

    项目正式验收前，建设单位应提供档案情况的专题报告；专题报告应包括以下内容：（1）项目档案概况；（2）项目档案工作管理体制；（3）项目文件材料的形成、积累、整理与归档工作情况；（4）竣工图的编制情况及质量；（5）项目档案的接收、管理、移交工作情况；（6）档案完整、准确、系统性评价及在施工、管理中的作用；（7）存在问题及解决措施。同时，向市档案局提出档案验收申请，市档案局与市发展计划局将组织验收组，对工程项目档案进行专项验收，并由市档案局签署专项验收合格文件。

    本办法由市档案局负责解释，并于发文之日起正式实行。

 

附：重点建设项目档案管理登记表 

 

桐乡市重点建设项目档案管理登记表（一）

（项目及项目档案和资料情况动态表）

项目名称

级别

建设单位或项目法人

地址

邮编

上级主管部门

批准概算总投资

万元

计划工期

年   月--年   月

主要单位工程名称

现已完成的单位或单项工程

主要设计单位

主要施工单位

主要设备安装单位

主要监理单位

项目档案和资料管理情况

项目档案工作分管领导

电话

项目档案部门负责人

电话

项目建档时间

专职档案人员数量

库房面积/档案工作其它用房面积

设施设备

现有档案和资料数量（正本）

卷（册）

图纸张数

填表单位

（盖章） 年      月     日

此表于项目开工后2个月内报桐乡市档案局监督指导科。对于未验收的市重点建设项目，每年填表一次。

桐乡市重点建设项目档案管理登记表（二）

（项目档案预验收情况表）

项目名称							级别
项目档案总数（正本）			卷（册）			图纸张数
档案移交单位
库房面积/档案工作其它用房面积
项目   档案   预验   收	组织单位
	预验收组成员及单位
	预验收结论				预验收负责人（盖章）                 年     月     日

此表于项目档案预验收结束后报市档案局监督指导科。

桐乡市重点建设项目档案管理登记表（三）

（项目档案正式验收情况表）

项目名称						级别
项目档案总数（正本）			卷（册）		图纸张数
档案移交单位
项目建设单位自查情况
项目   档案   正式   验收	组织单位
	验收组成员及单位
	验收结论			验收负责人（盖章）              年   月    日

此表于项目档案正式验收结束后报市档案局监督指导科。