宝规土[2016]117号

宝山区规划和土地管理局档案利用办法

局属各部门：

为加强档案的利用管理，开发档案信息资源，有效地保护档案，充分发挥档案的作用，更好地为规划土地管理事业和经济建设服务，根据《档案法》和有关法津、法规规定，结合本单位实际情况，特制定本办法。

一、   档案利用手续

（一）本局内部利用

1、本局工作人员因工作需要，查阅本部门形成的权限范围内的相关档案材料，须填写《查阅登记本》，并注明查阅内容，利用目的。跨部门利用档案，必要时还需经档案形成部门同意。

2、因工作需要借阅档案原件，应经审批同意并办理借出登记手续方可借出。借出时间一般不超过15天，超过时间需办理续借手续，不得转借。

（二）公民、法人或其他组织利用

1、查阅城建档案需出具建设单位介绍信、建设工程规划许可证、个人身份证；竣工档案需出具建设单位介绍信、《城市建设档案移交接收单》；土地档案需出具单位介绍信、个人身份证和用地批文等材料，并办理查档登记手续。

2、利用本局其它业务档案，需出具单位介绍信和身份证明，必要时需经相关业务部门同意。

3、利用本局档案，只准查阅，不得擅自抄录、复印（包括翻印和拍照），不得外借。如确需摘抄，复印的，需办理登记手续，在档案中心工作人员对摘抄的档案内容进行校对、核实无误后方可带走。

二、   档案资料的保密和使用

1、经批准查阅档案的，只准在档案中心内查阅，不得带出。

2、借出的档案材料不得转借，不得泄密，不得拆卷。档案归还时要清点登记，经档案中心核对无误后收回。

3、档案中心工作人员应在《档案借阅登记表》上注明借阅文件名称、归档编号、借阅人、借阅时间、利用用途及联系方法等内容。

4、借阅人员要强化保密意识，不得擅自翻阅、抄录和复印、拍照文件资料。要爱护所借阅档案资料，确保档案资料的完整与安全，严禁在查阅档案时抽烟、吃东西。

5、利用档案必须严格遵守档案管理相关规定，严禁涂改、圈划、抽换、拆卷等行为。违反档案管理规定造成档案损毁、丢失等损失的，依法追究当事人责任。