泰招商〔2017〕16 号

局（办）各科室（中心）：

为加强档案管理，确保数字档案信息安全有效、规范有序，根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等有关法律和规范，结合本单位实际，特制订《泰顺县招商局数字档案室电子文件归档与管理办法》等六项制度，现予印发，请认真贯彻执行。

二〇一七年十二月十二日  

（此件公开发布） 

数字档案室电子文件归档与管理办法

一、为适应交通信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，充分发挥档案信息资源在行政审批工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等有关法律和规范，结合本单位实际，特制定本办法。

二、本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

三、按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应及时向综合档案室移交，由综合档案室统一保管。

四、各科室形成的专业档案（如会计档案、业务档案）应形成电子文件，并完成组卷工作后，隔年向综合档案室移交。

五、为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就严格按制度要求，妥善管理，及时移交综合档案室，确保其不散失、不损失、不失真。

六、归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。

七、电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。

八、电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。

逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向综合档案室移交的过程。

物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向综合档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。

九、电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

十、通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

十一、各科室随时将本年度处理完毕的应归档的电子文件随纸质档案一并向档案室移交，整理完毕后统一向综合档案室归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。

十二、移交综合档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

十三、归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17-20℃；相对湿度控制在35-45%。

十四、接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。

十五、归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

十六、利用归档的电子文件，应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。