绍县档〔2010〕12号

关于做好第六届世界合唱比赛档案工作的通知

各有关单位：

    第六届世界合唱比赛将于2010年7月15日-26日在绍兴举行，这是绍兴有史以来承办的一项最大的国际性赛事和艺术盛会，绍兴县作为重要参办单位将提供举行开幕式、闭幕式主场馆和部分比赛用场馆，提供二个合唱村，做好在我县举行的各项活动和有关比赛以及入驻合唱村参赛选手的安保工作，这是展示绍兴县经济社会发展成果的重要机会，是扩大柯桥在国内外影响的有效载体，活动期间形成的具有保存价值的各类文字、照片、音像、电子和实物等材料是此次比赛的真实记录，也是国家档案资源的重要组成部分，对于今后的工作查考、历史研究、经验借鉴具有重要的现实意义和历史意义，应当依法实行归档管理，并按时移交绍兴县档案馆。因此，各有关单位和部门要充分认识做好第六届世界合唱比赛档案工作的重要意义，依法维护档案的完整与安全，加强对文件材料整理归档工作的领导，明确分管领导，列入议事日程，落实档案工作专兼职人员，使档案工作与世界合唱比赛筹备和赛事活动同步进行。

   为真实、完整地记录我县参办第六届世界合唱比赛活动，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》及《浙江省重大活动档案管理办法》、《绍兴县重大活动档案管理办法》等的有关规定，规范做好第六届世界合唱比赛文件材料的收集、归档和移交进馆工作，现将有关事项通知如下：

    一、归档范围

    1、综合事务：参与举办第六届世界合唱比赛方案、计划、总结；办公会议纪要、会议记录，举办各项活动的请示、批复、报告、协议书；领导小组成员单位联系名单、职责范围、人员调配；成员单位的工作计划、总结、情况汇报、简报；重要人民群众来信及处理结果。

    2、新闻宣传：世合赛宣传、报道工作意见，宣传工作计划、总结；新闻宣传活动的策划方案、协调、安排、实施情况等材料；比赛场馆、合唱村等环境布置及宣传活动材料；领导讲话、活动安排以及新闻发布会等相关材料，宣传活动中形成的重要的声像材料（照片、录音、录像、光盘）。

    3、资金运作：物质购置、领用、发放计划、统计材料；领导小组成员单位物资清理及善后处理工作的材料；财务工作计划、总结以及活动经费预算、决算、审计的请示、报告、批复等材料；财政经费实施方案、财务管理制度和开支标准及实施细则；财务管理及财产管理监督形成的材料、协同资产清理和善后处理工作的材料；财务凭证、帐薄、报表和其他有关财务工作的文件材料。

    4、场馆设施：县文化馆音乐厅、主场馆改造方案、开闭幕布式实施的保障工作。

    5、接待联络：接待联络工作计划、安排、总结；邀请、接待中外贵宾的名单、来往信函；各类人员接待方案、标准、要求等统计材料；选手、团队接待计划、入住标准、参观活动等方案及汇总统计材料；接待活动中形成的声像材料、实物及获赠礼品等；各种对外联络的信件以及其他有关接待联络工作的材料。

    6、安全保障：世合赛安全保障工作方案、计划、总结；开、闭幕式用车车辆走向线路平面布置图；世合赛各场馆、合唱村之间车辆走向线路图；车辆调配、管理及驾驶员安排的材料；世合赛各场馆、合唱村周边道路管制，公交线路、绕道、改道、社会车辆疏导等实施意见及平面布置图；场馆、合唱村内外消防、警卫、重要人物（包括各团队）安全保卫工作的方案、计划；其他有关交通安保工作的材料。

    7、公共卫生：世合赛公共卫生工作方案，医疗服务、卫生监督、疾病防控，食品公共安全的计划、总结、表册。

    8、志愿者组织：志愿者组织工作计划、总结；组织志愿者队伍的招募方案及招募活动组织、统计材料；志愿者名册、统计材料；志愿者培训、宣誓及其他活动工作方案、实施计划；世合赛期间各团队、各赛区志愿者配备计划、方案；其他有关志愿者为世合赛团队、选手服务的材料。

    二、整理要求

    各单位要负责做好本单位制发的关于世合唱文件材料的归档工作。根据各单位产生档案类别的不同，可分别按照文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、电子文件等整理规则进行收集、整理。归档的文件材料必须齐全、完整，字迹工整、图像清晰、签署齐全，材料质地优良、耐久性好，便于长期保管。

    文书档案：按照《归档文件整理规则》（GA/T22-2000）以件为单位分类、排列、编号、装订、编目、装盒。每件归档文件均应齐全、完整，先区分保管期限，后按时间顺序排列，同一具体问题的文件材料尽可能排列在一起，装订时，文件的正本、签发单、定稿为一件，请示与批复为一件，转发文件与原件为一件，来函与复函为一件；少于20张纸的采用缝纫踏线，多于20张纸的采用三孔一线装订；依次在归档文件的右上角敲章编号，按规定格式填写好全宗号、年度、保管期限、分类号、室编件号；编制归档文件目录，按照绍兴县文书档案一文一件目录格式输入电脑，形成电子目录，挂接原文。

    基建档案：按照单项工程、单位工程、阶段、结构、专业组卷；一般按方案批复、规划设计、招投标、施工建筑、安装、检测、评定、验收、审计排列；文件材料右下角编页号；按照科技档案卷内目录和案卷目录格式输入电脑，编制卷内目录；填写案卷封面和脊背；按三孔一线装订。

    设备档案：按专业、台件等组卷；按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；文件材料右下角编号；按照科技档案卷内目录和案卷目录格式输入电脑，编制卷内目录；填写案卷封面和脊背；按三孔一线装订。

    会计档案：预算、计划、制度等文件材料，按文书档案管理规定执行，会计凭证、账簿、报告等保管期限按照《会计档案管理办法》执行。

声像档案：数码照片按照专题一般选择4-6张印制成纸质，其余刻成光盘保存；纸质照片整理按照时间先后排列，编写好时间、地点、人物、事由等说明，编写好室编号；图像格式的电子档案按照照片档案目录格式，编制目录，挂接图片。

    电子档案：上述门类的档案在形成纸质档案的同时，应及时收集电子文件，运用档案管理软件著录文件目录，导入电子全文。

    三、移交进馆

    在第六届世界合唱比赛结束后三个月内，凡是世合赛领导小组成员单位的各部门都需将归档的文件材料借助统一的档案管理软件，做好纸质档案和电子文件“双轨制”归档工作，即纸质档案、文件级目录、电子全文同步归档，县档案馆在六个月内做好预归档文件材料的审核、调整，统一编制案卷目录，办理好移交手续，建立独立全宗进行管理。

    附件：涉及第六届世界合唱比赛档案工作的单位名单

                             绍 兴 县 档 案 局

                                2010年5月 20日

主题词：合唱比赛  档案工作  通知

抄 送：周树森副县长、市档案局、省档案局

附件：

涉及第六届世界合唱比赛档案工作的单位名单

县委办            县府办 

宣传部            县公安局

县文广局          县教育局          

县卫生局          轻纺城建管委      

县工商局          县质监局          

县食监局          县财政局          

县机关事务局      县委县府接待处

县建管局          县建设局（县城管办）

县交通局          县水电局          

县环保局          县安监局         

县消防大队        县信访局          

县台办            县外侨办          

县民宗局          团县委            

县旅游局          县广播电视总台      

县报社            县文联           

柯桥供电分局      柯桥电信分局     

柯桥邮政分局      县水务集团