绍县档〔2010〕31号

关于开展数字档案室创建工作的通知

各镇（街道、开发区）、中心城建管办、平水副城建管委，县机关各部门，有关企事业单位：

       为加快推进全县档案信息化建设步伐，确保各单位电子文件和数字档案的安全规范和有效管理，更好地为各单位现实工作和经济社会发展服务，根据《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》（浙档发[2009]55号）和《中共绍兴县委办公室、绍兴县人民政府办公室关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（县委办[2010]77号）等文件精神，决定在全县机关、团体和国有企事业单位开展数字档案室创建工作，现将有关事项通知如下：

       一、创建对象

       各镇（街道）、县机关各部门、团体及国有企事业单位，其他社会组织可参照执行。

       二、目标任务

       2011年起，凡列入县档案馆接收范围的单位，都要开展数字档案室建设，到2011年年底争取有10%的比例达到县级规范化数字档案室标准，有条件的单位要争创省级示范数字档案室；到2013年，全县达到县级以上规范化数字档案室目标认定的比例不少于60%，其中涉及民生档案的单位要达到100%；到“十二五”期末，基本上涉及重要民生的数字档案都要进入数字档案馆（室）系统和县档案登记备份中心。

       三、创建内容

       数字档案室是指机关部门在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。

       数字档案室创建主要包括基础设施建设、档案数字化建设、数据管理和利用、制度建设等方面，应以档案目录数据库和全文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类档案信息的规范管理和有效利用为目标。重点是建立面向室藏档案的符合标准的档案目录数据库、常用和珍贵档案全文数据库以及归档电子文件数据库等三个数据库，集中存储和管理数字档案数据信息。档案目录数据库是指建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库；传统档案数字化主要是完成室藏纸质档案的全文数字化；电子文件档案化是将本单位在办公自动化系统上运行的电子文件导入到档案管理系统进行归档，实现规范化管理。

       数字档案室创建的标准，适用《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》（浙档发〔2009〕 55号）和《绍兴县规范化数字档案室建设测评标准》。

       四、创建方法

       1、申报：凡档案工作通过县级以上目标管理认定，按要求开展并完成数字档案室建设相关工作的单位可自行向县档案局提出申报。申报时提供所在单位数字档案室建设情况汇报、绍兴县数字档案室规范化建设自查评分表各1份，《绍兴县规范化数字档案室申报表》（附件2）一式3份。

       2、认定：数字档案室认定工作一般由县档案局会同有关主管部门联合进行。认定采取听取工作汇报与现场检查相结合的办法。经综合评定，得分在80分（含）以上，90分以下的为“规范化数字档案室”，得分90分（含）以上的为“示范化数字档案室”，由县档案局统一命名表彰。

       3、县档案局将按照好中择优的原则对申报单位进行认真审核，向省档案局推荐申报“省级示范化数字档案室”，最后由省档案局审定、命名和通报表彰。

       五、工作要求

       1、各单位要根据《绍兴县电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》中的数字档案室创建要求，按照数字档案室建设相关规定，制定创建工作计划，安排专人负责，落实经费投入，把创建工作列入岗位责任考核。

       2、为确保档案数字化加工的质量，避免重复购置硬件设备所造成的浪费，各单位可以将经过整理后的档案，在严格遵守保密规定的前提下，委托给具有档案加工资质的档案中介机构，进行数字化加工，经过验收合格后，方可进入单位数字档案室管理系统，并提交县数字档案馆。

       3、县档案局具体负责数字档案室创建工作的业务指导和培训，并将把各单位数字档案室建设情况作为档案年检的重要内容和工作评优的重要依据。

    附件：

       1、绍兴县规范化数字档案室建设测评标准

       2、绍兴县规范化数字档案室申报表

                       绍兴县档案局

                       2010年11月29日

主题词：档案 创建 通知

绍兴县档案局办公室                               2010年11月29日印发