各工商所（分局）、机关各科（室、队、分局）：

为加强县局的档案管理，确保数字档案信息安全有效、规范有序，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本局实际，特制订《绍兴县工商局数字档案室电子文件归档与管理办法》及六项制度 ，现予印发，请认真贯彻落实。

 

 

附件：

1、绍兴县工商局数字档案室电子文件归档与管理办法

2、绍兴县工商局数字档案室安全保密制度

3、绍兴县工商局档案数据网上查询利用制度

4、绍兴县工商局档案数据管理维护制度

5、绍兴县工商局数字档案鉴定销毁制度

6、绍兴县工商局档案数据网和信息设备维护使用制度

7、绍兴县工商局档案库房管理制度

 

 

 

 

 

 

 

                                            二○一一年六月三十日

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1：

绍兴县工商局数字档案室电子文件归档与管理办法

 

第一条  为适应工商信息化建设需要，规范本局电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本局实际，特制定本办法。

第二条  本办法所称电子文件是指本局在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

第三条  按照档案工作集中统一管理的原则，各科室、协会（以下简称各部门）形成的电子文件并需归档保存的应由局综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，局网监办对电子文件的归档提供协助和支持。

第四条  各部门应建立电子文件归档制度，指定本部门兼职档案员负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入文书处理程序和相关人员的岗位责职。

第五条  为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各部门从电子文件产生时就严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

第六条  归档电子文件的类型主要包括：文字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及其相关软件、数据及载体等。

第七条  电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本局有关纸质文件归档的规定执行。

第八条  电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。

逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。

物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。

第九条  电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第十条  通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十一条  各部门在每年5月之前将上一年度应归档的电子文件随纸质档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。

第十二条  移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

第十三条  归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17-20℃；相对湿度控制在35-45%。

第十四条  接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。

第十五条  归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第十六条  利用归档的电子文件，应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。

第十七条  归档电子文件的鉴定销毁，需经本局有关业务处室和分管领导批准，编制销毁清册。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。

第十八条  综合档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

 

 

附件2：

绍兴县工商局数字档案室安全保密制度

 

一、档案管理人员为数字档案室安全保密责任人，网监办计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。

二、数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在八位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。

三、电子档案条目和原文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和原文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。

四、电子档案（除企业登记档案外）仅限于本单位工作人员查询。

五、电子档案原文仅供本人查阅，不得擅自外传。涉密档案不得在网上提供查询。

六、严格控制档案数据网信息接入点，禁止外来计算机在未经许可的情况下接入档案数据网络。

附件3：

绍兴县工商局档案数据网上查询利用制度

 

一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。

二、本局工作人员经开通个人帐号，网上登录进入数字工商档案管理系统查询数字档案。外单位人员查询除企业登记档案外，其他档案需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。

三、本局工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户：是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户：是指各处室兼职档案员在普通用户使用权限基础上，可以编辑指定分类的资料。高级用户：是指中层以上的领导可以查阅所有类别档案。

四、外来人员利用数字档案管理系统查询企业登记资料，由档案管理人员通过后台管理提供相应权限的内容。

五、查询限制开放数字档案和纸质档案需在网上提出查阅申请，由档案管理人员审查后提供查询利用，借出纸质档案还需分管领导审批同意后方可借出。

六、网上数字档案仅供本工作人员查阅，不得外传。

 

附件4：

绍兴县工商局档案数据管理维护制度

 

一、数字档案由档案管理人员和网监办计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。

二、各门类数字档案经质量检查合格后，通过导入和挂接进入数字档案室管理系统，由软件统一管理。

三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

四、数字档案应至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），备份介质分开保管，一套异地保存。

五、综合档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

附件5：

绍兴县工商局数字档案鉴定销毁制度

 

一、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本局《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

二、数字档案鉴定工作需经分管领导同意，由档案管理人员和有关职能部门组成的鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审查，做出鉴定，提出存毁意见。

三、经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的数字档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册。

四、档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告，连同数字档案销毁清册，报请主管领导审批同意，并在系统上填写相关审批内容，最后更新档案数据库。

五、数字档案销毁清册要永久保存。

六、严禁任何人，任何部门擅自销毁各类数字档案。

 

附件6：

绍兴县工商局档案数据网和信息设备维护使用制度

 

一、档案数据网属于保密网，应严格控制信息接入点，禁止外来计算机末经许可接入档案数据网。

二、严格按照计算机操作规程进行操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。

三、认真保护计算机设备，保持设备清洁、整齐，禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品，避免高温及阳光照射计算机，机房温度控制在22℃±5℃，相对温度＜75﹪。

四、存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用。

五、禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目。

 

附件7：

绍兴县工商局档案库房管理制度

 

一、档案库房是保存档案的专用库房，档案管理人员应严格按照《档案法》的要求，对库房进行经常性检查，必须保持库房整洁卫生。严禁存放与档案无关的物品。

二、库房内档案排列应整齐、规范、有序，档案存放前后保持一致。

三、做好防光、防潮、防虫霉、防火、防盗、防尘、防鼠、防高温等档案保护工作。库房内应配备有关设施，并经常性进行检查，保持性能完好。

四、定期对库存档案进行检查、整理，如发现有档案褪变、破损的情况，应及时采取补救措施。保护档案的安全，如遇特殊情况应及时检查，发现问题要及时解决。

五、库房内禁止吸烟、生火，不准堆放易燃易爆物品，经常检查库内电源线路及其它安全设施，及时排除各种隐患。

六、非档案室工作人员严禁进入库房，档案室工作人员应定期清点核查库存档案，严防损坏、丢失和失窃。