关于实施政务协同办公系统纸质与电子公文

档案管理工作的通知

各镇（街道、开发区），区机关各部门：

为规范我区政务协同办公系统正常运行后各单位纸质、电子档案管理，保证电子公文与纸质文件的齐全完整，根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）和省委办公厅、省政府办公厅《关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）》（浙委办〔2011〕26号）、国家档案局《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号），现就做好我区政务协同办公系统中加强档案管理工作通知如下：

一、归档要求

（一）纸质公文归档

政务协同办公系统环境下，归档实行纸质公文归档和电子公文归档双套制要求。

1．本单位发文

纸质公文归档是把正本、拟稿单和签发稿作为一件进行归档。

（1）正本。政务协同办公系统运行后，本单位归档的纸质公文采用彩色打印的文档（用书生阅读器打开的gw格式文件，下同）进行归档。此文档必须有彩色的“发文机关标志”（部分联合发文除外）和彩色的发文机关印章。

（2）拟稿单。拟稿单可以从政务协同办公系统中打印，如果签发人的签字是电脑打印体，则需加盖本单位的印章再归档（如果涉及到人事任免、资金使用等重大问题时，则需要加补签发人本人手写体方可归档）；如果是签发人本人的手写体，则直接归档。

（3）签发稿。签发稿可以从政务协同办公系统中打印（doc格式的文件）。归档时正本、拟稿单和签发稿合并一件存档。

2．收文

（1）在政务协同办公系统中流转的文件材料，通过界定归档范围和保管期限（国家档案局8号令），对本单位具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，应当用纸质彩色打印（阅办单也同时打印归档）。

（2）不通过政务协同办公系统传阅的文件材料，通过界定归档范围和保管期限，运用传统方法进行纸质归档。

根据国家档案局8号令的要求，纸质档案中涉及到收、发文中保管期限为10年的文书档案可以黑白打印。

（二）电子公文归档

电子公文归档工作由各单位档案员负责，相关科室做好技术保障工作。柯桥区数字档案协同管理系统与柯桥区政务协同办公系统已完成数据对接（柯桥区数字档案协同管理系统网址http://10.42.162.129:8080/lsda/index.jsp），由柯桥区档案局分配提供各单位用户名，管理用户权限，分配用户帐号，设定初始密码。各使用单位和相关工作人员要做好用户帐号和密码的保管、保密工作，定期修改登记密码，在人员岗位变动时做好交接工作，并及时与档案局联系备案，重新设定用户帐号。

1．电子公文的归档范围和保管期限界定。在柯桥区政务协同办公系统流转完毕的文件，根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）要求，对本单位具有保存价值的文件进行归档。

2．电子公文正式归档。在柯桥区政务协同办公系统流转完毕归档后的文件，手动保存在柯桥区数字档案协同管理系统，此时的电子文件并未正式归档，需要进入数字档案协同管理系统进行正式归档。档案工作人员登录数字档案协同管理系统后，打开数据管理板块，进入文件库，对未归档的文件进行信息核实和补充，确定文件的年度、保管期限、档案室编件号、文件题名、文件编号、文件形成日期、文件页数、责任者、稿本、主题词、盒号、关键词、组织机构、条目开放级别、原文开放级别的内容后，正式归档。

本单位发文包括doc（gw、gd）格式的文件、阅办单、流程记录、各种意见等电子信息。通过柯桥区政务协同办公系统拟稿的收文包括doc（gw、gd）格式的文件、阅办单、流程记录等电子信息；不通过柯桥区政务协同办公系统的收文（把纸质转换成电子后由文书点击“收文登记”上传进入协同办公系统）包括PDF格式的文件，阅办单，流程记录等电子信息。

3．归档电子公文字段著录规范

年度：指文件归档年度，一般要求当年形成的档案当年归档，尽量避免隔年归档。

分类号：指档案分类方案里指定的该档案分类编号。文书档案为“1”，业务档案为“3”。

保管期限：文书档案为永久、30年、10年，业务档案为永久、长期、短期。

档案室编件号：用5位数表示，不同保管期限的室编件号均自00001（五位数）开始。

文件题名：由系统自带生成。但对涉及到表彰等特定内容的文件则需要补充。

文件编号：由系统自带生成。

文件形成日期：指文件落款日期。

文件页数：指文件总页数。

责任者：指文件形成单位，以红头或者是盖章单位为准。

稿本、主题词、盒号、关键词、密级：由系统自带过来。

组织机构：如有，可向柯桥区档案局申请设立内部组织机构。

文书档案的字段系统默认档号、全宗号、分类号、年度、组织机构或问题、保管期限、档案室编件号、正题名、责任者、文件编号、文件形成时间、文件页数、条目开放级别、原文开放级别、附件、稿本、盒号、关键词、主题词、载体数量、附注、文件所涉人名、全文标识、文件存放位置等字段，各单位根据实际情况，可以向柯桥区档案局提出特殊字段和不同门类档案板块的设置要求。

条目开放级别、原文开放级别由各单位档案开放鉴定委员会鉴定。

4．电子公文归档方式。电子公文归档可采取及时归档，也可采取定期归档的方式，各单位需在每年6月底之前做好电子公文的归档工作。

二、移交要求

（一）纸质档案移交

根据国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局9号令），区档案局每隔5年制定《档案接收名册》和《进馆序列》，要求各单位移交在本单位保管时间超过5年以上的纸质档案。

（二）电子档案移交

属于柯桥区档案馆接收范围的电子档案，应结合我区档案登记备份工作要求，在电子档案形成第二年的10月底前向区档案馆移交。电子公文登记备份与电子档案移交工作逐步并轨，当年实施电子档案移交的单位视同完成本年度电子公文登记备份工作，不再向区档案馆进行电子公文登记备份。对有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。

1．电子档案移交的基本要求。

（1）电子档案移交的数据结构、文件格式等要求应符合《柯桥区镇（街道、开发区）、机关部门电子档案组织结构》（见附件1）；

（2）电子档案有相应纸质载体的，应在元数据中著录相关信息；

（3）移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。

2．电子档案移交流程。电子档案移交的主要流程分为数据整理、迁移与组织，数据检验，数据载体检验，数据移交并办理移交手续等四个步骤。