各镇人民政府、街道办事外、市级机关各部门：

为贯彻落实浙江省《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号）和《桐乡市委办公室、市政府办公室关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（市委办〔2010〕36号）文件精神，全面推进全市电子文件和数字档案登记备份（以下简称“档案登记备份”）工作，根据省档案局下发的《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》，特制定本实施细则。

一、总体要求

坚持科学发展观为指导，认真贯彻落实档案法律、法规及中央、省、市有关文件精神。全面推进档案登记备份工作，创新档案管理运行机制，构建新形势下档案安全保障体系和信息服务体系，不断提升档案工作服务大局、服务社会的能力。

二、档案登记备份的范围

根据电子文件和数字档案的权属关系和进馆要求，列入登记备份范围的档案包括：

（一）法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括各级机关、团体、国有企业、事业单位和其他组织形成的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。

（二）相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。

1、涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案。重点是各级业务主管机关、人民团体及下属单位形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据，包括人力资源和社会保障、城乡住房和建设、医疗卫生、教育、民政、农林、环保、工商、质监、食品药品监督、安全生产监督、国土资源及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据。

2、国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案。

3、重点建设项目领域。由市级以上重点建设项目形成的对国家和社会具有长久保存价值的档案。

（三）在自愿基础上，对非国有企业、基层自治组织和个人保存的重要电子文件和数字档案进行登记备份。

（四）国家和省另有规定的，依照有关规定执行。

三、档案登记备份的数据形式

主要有三种数据形式：

（一）电子业务数据。指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）。

（二）电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。

（三）档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。

四、档案登记备份的程序

（一）填写材料。

在做好前期准备工作后，上报《桐乡市各单位档案管理登记表》（见附件1）。根据各单位档案登记备份的时间要求，在移交档案登记备份数据时填写《桐乡市电子文件和数字档案备份表》（包括续表，见附件2）、《桐乡市档案备份数据移交、接收检验表》（见附件3）。

以上材料在报送前均应经单位审核、盖章。其中《桐乡市电子文件和数字档案备份表》（续表）以载体（包）为单位进行填写。

（二）生成备份载体（包）。

各单位根据档案登记备份工作要求，将纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果，在移交前生成备份或导出到脱机载体（同步生成唯一性认证信息），确保备份数据的真实性、完整性和安全性。具体要求如下：

1、电子业务数据。应根据各单位的不同业务需求与安全保障条件，确定不同的备份策略和方式，采用在线、脱机相结合的传输方式进行数据（库）备份，并形成备份载体（包）。登记备份数据是否需要加密，根据各单位实际确定。

2、电子公文。登记备份方式和要求按照国家和省有关电子文件管理的规定执行。

3、档案数字化成果。按照《桐乡市单位档案室电子目录数据库结构与交换格式(试行)》、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等规定，优先将纳入登记备份范围的具有永久、长期(30年)保存价值的传统载体档案进行数字化转换，并按规定格式存储到一次写光盘或磁带等脱机载体。

（三）报送与移交。

各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将档案登记备份载体（包）按规定时间报送给市档案登记备份中心（设在市档案局内），同时报送相关书面材料。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。各类档案数据的移交方式分别如下：

1、电子业务数据。采用光纤在线传输等方式。暂不具备在线传输条件的，可以脱机载体（光盘、磁带等）方式移交。

2、电子公文。采用在线传输或脱机载体移交等方式。

3、档案数字化成果。采用光盘移交方式。

（四）受理和审核。

市档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登记备份数据，结合国家、省有关规定，及时进行受理、审核。

1、材料审核。审核各单位档案登记备份范围是否符合档案法规政策，《桐乡市电子文件和数字档案备份表》等报送材料是否完整、有效。

2、技术检测。移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等规范要求，载体质量是否完好，介质是否携带病毒，备份载体（包）的摘要信息是否与已登记信息一致等。

（五）反馈。

市档案登记备份中心根据审核结果，将《桐乡市档案备份数据移交、接收检验表》反馈给报送单位。如不符合要求的，报送单位应重新移交、报送。

五、档案登记备份的时间要求

各单位首次登记备份时间为市委办〔2010〕36号文件中规定的时间。各类档案数据的登记备份时间要求如下：

（一）电子业务数据。

电子业务数据的登记备份具体时间可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求确定。对于数据变动频繁的，可每日备份；对于数据变动较少的，可每周、每旬、每月、每季、每半年备份，但每年至少备份一次以上。

（二）电子公文。

电子公文每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份。具体事项参照国家电子文件管理的有关规定执行。

（三）档案数字化成果。

档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。

附件1：桐乡市各单位档案管理情况登记表

附件2：桐乡市电子文件和数字档案备份情况表

附件3：桐乡市档案备份数据移交、接收检验表

 

 

 

 

 

桐乡市档案局

2010年8月5日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1：

桐乡市各单位档案管理情况登记表

填报单位（盖章）：                              填报日期：          

单位名称			综合档案室负责人
分管领导			联系电话
地址			邮编
电子业务数据（库）管理情况	业务系统（档案）名称		数据总量（GB）	备份方式		备份频率		脱机存储载体
归档电子文件（电子公文和科技电子文件）管理情况	归档电子文件总量（GB）
	归档电子文件数量（件）
	软件环境（型号、版本等）
	现备份方式
传统档案管理及数字化情况	传统档案管理情况	文书档案（卷、件）
		业务档案（卷、件）
		科技档案（卷、件）
		特种载体档案（卷、件）
		其他（请说明）
	档案数字化成果情况	成果总数据量（GB）
		目录数据库（条）
		全文数据库（页）
		多媒体数据库（小时）
		其他（请说明）

附件2：

桐乡市电子文件和数字档案备份情况表

移交批次编号：        

填报单位
经办部门		填报日期
情况说明	本次共移交   份备份载体    个备份文件包。
经办人	（签名）	检查人	（签名）
单位领导 审批意见	（单位盖章） 年  月  日
主管机关 审批意见	（主管机关盖章） 年  月  日

注：“主管机关审批意见”栏只针对二三级单位。

 
桐乡市电子文件和数字档案备份情况表（续表）

单位名称（盖章）：

 

载体（包）编号	备份形成时间	内容说明	数字摘要	载体形式	实际容量（MB）

注：“数字摘要”是指对备份载体（包）用MD5、SHA1等摘要算法生成的唯一性摘要信息（或摘要文件），用于标识该备份载体（数据包）的真实性、可靠性。“载体形式”指档案备份数据载体形式，包括：光盘、磁带或在线移交等。

 

 

 

 

附件3：

档案备份数据移交、接收检验表

移交单位	（盖章）                             年  月  日
移交人	（签名） 年  月  日	检查人	（签名） 年  月  日
移交批次编号
档案备份载体 （包）自检情况
接收单位	（盖章）                             年  月  日
材料审核情况
技术检测情况	载体外观检验情况
	病毒检验情况
	可靠性检验情况
	完整性检验情况
	规范性检验情况（电子业务数据除外）
	技术方法与相关软件、说明资料检验（包括是否有加密、电子签名等）
处理意见	（经办人签名）

注:“接收单位”及以下栏目由市档案局填写。

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

主题词：数字档案  登记备份  实施细则

抄送：嘉兴市档案局、朱红副市长。

桐乡市档案局办公室               2010年8月5日