各镇人民政府、街道办事处、市级机关各部门、各有关单位：

电子文件和数字档案登记备份是档案行政管理部门对本行政区域内的机关、团体、企事业单位和其他社会组织在依法履行职责过程中所形成的对国家和社会有保存价值的档案（包括电子文件），通过信息技术手段进行登记认证和数字化备份。实施电子文件和数字档案登记备份制度对保障数字化环境下的档案安全，构建适应时代发展要求的档案安全工作体系和监管服务体系，统筹规划和科学整合档案资源，实现档案事业科学发展具有重要的意义。为贯彻落实《中共浙江省委办公厅、浙江省政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》、浙江省档案局《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》、《桐乡市委办公室、市政府办公室关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》文件精神，推进全市电子文件和数字档案登记备份工作（以下简称“档案登记备份”）的顺利实施，特制定本方案。

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，以创新的思路和现代化的手段，统筹规划、分步实施，逐步建立和完善档案登记备份制度，努力构建覆盖经济社会发展主要领域、适应信息时代发展要求的档案安全工作体系和监管服务体系，提高档案部门服务现实的能力，为全面建设惠及全市人民的小康社会作出贡献。

二、目标任务

以全面建立和实施档案登记备份制度为突破口，不断增强档案部门的资源统筹和监管服务能力，逐步构建覆盖全社会的档案资源监管服务体系和适应信息化要求的档案安全工作体系；以重要涉民档案为重点，加快区域档案资源数字化整合，实现档案资源的总量增加、结构优化、布局合理和充分共享，增强档案部门服务大局、服务社会的能力，建立全市档案登记备份制度的长效机制。具体任务包括：

1、各镇（街道）、机关部门（单位）包括文书、业务、科技、财会和特种载体档案基本实现综合档案室集中统一管理；

2、推进电子文件（包括电子公文和各类业务电子数据等）的归档管理和重要传统载体档案的数字化，加快数字档案室建设；

3、所有列入档案馆进馆序列的单位，每年按要求向市档案局（馆）进行档案信息登记，报送《XXXX年度档案登记表》（见附件）；

4、加强档案电子条目和重要民生档案数字化备份工作。各单位登记归档的目录数据、重要全文数据和电子文件信息等，根据《桐乡市档案登记备份暂行办法》的规定，向市档案局（馆）提前移交或定期备份。档案登记备份实施细则由市档案局另行发文。

5、桐乡市各级机关档案室数字档案管理系统整体升级。全市现有泰宇档案管理系统用户120家,将原有的普通档案管理软件统一升级或新安装为数字档案室管理系统。以桐乡市档案局数字档案馆管理系统为核心，通过该系统中的数据交换及处理平台与全市各个基层数字档案室相联接，利用数字档案室管理系统中的数据自动同步交换功能实现档案数据向档案馆的移交工作，利用数字档案室管理系统中的登记备份功能实现电子档案的登记备份工作，以达到安全、及时、准确的档案数据采集、备份目标，保证了数字档案馆数据来源的完整性、准确性和稳定性。与此同时也使各个基层档案室的档案现代化管理水平得到了充分的提升，能满足各级机关档案室今后一个时期的档案数字化管理要求。

三、实施步骤

市国土局地籍档案、市卫生局新农合档案、市劳动保障局五险业务档案、市民政局婚姻档案、市建设局房产档案、市工商局企业登记档案、市教育局学籍档案、市法院诉讼档案、龙翔街道土地流转档案，作为第一批档案登记备份试点单位。

1.调研准备阶段（2010年8月底前）。

就全市各镇、街道，市级机关各部门档案目录报送和民生档案资源整合情况进行调研；草拟相关文件，走访市国土局、龙翔街道办事处等单位征求意见，提请市人民政府出台《桐乡市档案登记备份暂行办法》。确定市国土局的地籍档案和农户建房档案、市劳动和社会保障局的社保档案、市民政局的婚姻登记档案、市建设局的房产档案、市工商局的企业登记档案、市教育局的学生学籍档案、市法院的诉讼档案、龙翔街道办事处的土地流转档案等八个单位的民生档案作为第一批登记备份范围，具体操作由市档案局统一安排。

2.组织实施阶段（2010年9月至2010年12月）。

制定和下发《桐乡市民生档案登记备份实施细则》；召开全市实施档案登记备份制度动员会，举办业务培训班；指导督促各单位分析梳理业务档案，明确拓展服务重点，强化档案集中统一管理，基本实现档案条目数字化管理全覆盖；由点带面开展进馆单位首轮档案信息向市档案局（馆）登记；启动第一批档案登记备份工作，对条件具备的档案电子条目和民生等重点档案数据库进行提前接收或备份；制定和下发《桐乡市机关数字档案室创建办法》，制定验收标准，做好市级机关数字档案室的认定工作；制定《重点建设项目档案登记备份实施细则》；启动全市重点建设项目档案登记备份工作；在市档案局保管利用科挂牌“数字档案备份管理中心”，具体承担日常管理职责；根据进展情况，适时开展一次专项督查；

3.总结完善阶段（2011年1月至4月底）。

就档案登记备份试点工作情况进行一次总结，完善实施数字档案登记备份制度的长效机制，如财政投入、工作考核等。

四、保障措施

1.切实加强领导。实施档案登记备份制度是应对电子文件管理新挑战，适应社会对档案前倾化利用需求，提升档案部门服务现实能力，解决社会热点领域的档案利用安全问题，推进档案资源共建共享的重要举措。各级、各部门要努力形成共识，切实加强领导。全市建立由市政府分管领导任组长的实施档案登记备份制度领导小组，全面负责档案登记备份工作的组织协调；各镇（街道）、机关部门（单位）要明确工作责任，加强组织协调，积极做好本单位档案登记备份工作，致力形成各级、各部门和各界力量共同参与的良性工作格局。

2.强化要素保障。档案登记备份制度是一项创新性的工作，技术要求高、专业性强，必须强化人力、物力和财力的保障。全市各镇（街道）、机关部门（单位）要注重改善硬件设施，强化技术支撑，并确保档案登记备份必要的资金投入；要配好档案人员，强化工作责任，加强业务培训，努力提高档案人员素质。

3.建立激励机制。将实施档案登记备份制度纳入相关考核和《档案法》执法检查的范围，对成绩显著的要予以表彰奖励，工作不力的要予以通报批评。

4.注重工作结合。实施档案登记备份制度要与我市已经启动的民生档案资源整合和共建共享平台建设结合起来，注意相互衔接，着力深化完善。要与档案馆现行文件查阅中心和政府信息公开“公共服务点”建设结合起来，形成互补互促的良性工作格局。要与机关、部门档案工作目标管理认定、数字档案室建设和重点工程档案专项验收结合起来，进一步推动全市档案业务规范化建设。

附件：XXXX年度档案登记表

　二○一○年八月五日

附件：

     年度档案登记表

单位（盖章）：_______   _                      填表时间：_____     _

主题词：数字档案  登记备份  方案

抄送：嘉兴市档案局、朱红副市长。

桐乡市档案局办公室               2010年8月5日