各镇人民政府、街道办事处，市政府各部门，市直各单位：

    市档案局关于《桐乡市级各部门、镇、街道、企事业单位2011～2015年数字档案室建设计划》、《桐乡市级各部门、镇、街道、企事业单位2011～2015年档案登记备份工作计划》已经市政府同意，现予以批转，请认真贯彻执行。

                              二○一一年十月十七日

桐乡市级各部门、镇、街道、企事业单位

2011～2015年数字档案室建设计划

市档案局

（二○一一年十月）

    为引导和规范数字档案室建设，保证数字档案信息安全、有效规范，充分发挥档案信息资源在我市经济社会发展中的重要作用，根据国家、省、市有关文件要求，结合实际，制订桐乡市级各部门、镇、街道、企事业单位2011～2015年数字档案室建设计划。

   一、数字档案室建设对象

   数字档案室的建设对象为市级各部门、镇、街道、企事业单位，重点是市级各部门、镇、街道以及档案工作目标管理已达到省级以上标准的企事业单位。

   二、数字档案室建设内容与标准

   数字档案室建设内容包括档案目录数据库建设、传统档案数字化和电子文件档案化三个方面。档案目录数据库建设是指建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库；传统档案数字化是指完成室藏纸质档案的全文数字化；电子文件档案化是将本单位在办公自动化系统上运行的电子文件导入到档案管理系统进行归档，实现规范化管理。

   数字档案室建设的标准，主要包括制度建设、基础设施建设、档案数字化建设以及数字档案的管理和开发利用等内容。

   三、数字档案室建设时间

   在2015年底前，市级各部门、镇、街道及有关企事业单位全面完成数字档案室建设任务。

   具体时间安排如下：

   （一）2011年底前完成：市委办、政协办、纪委、法院、发改局、民政局、财政局（地税局）、劳动保障局、国土资源局、规划建设局、水利局、外经贸局、卫生局、人口计生局、环保局、安监局、开发区管委会、临杭经济区管委会、供销总社、国税局、工商局、食品药品监管局、供电局、烟草专卖局、人民银行、凤鸣街道办事处、龙翔街道办事处、濮院镇政府、屠甸镇政府、河山镇政府、崇福镇政府、高桥镇政府、洲泉镇政府、凤鸣高级中学；

   （二）2012年底前完成：人大办、市政府办、组织部、宣传部、机关党工委、教育局、人事局、粮食局、人防办、史志办、妇联、工商联、梧桐街道办事处、乌镇镇政府、大麻镇政府、石门镇政府、桐乡高级中学、桐乡一中、茅盾中学、桐乡二中、第一人民医院、第二人民医院、中医医院、康慈医院；

   （三）2013年底前完成：统战部、政法委、政研室、农办、经贸局、科技局、司法局、农经局、文化局（体育局）、审计局、城管执法局、振东新区管委会、濮院针织产业园区管委会、高桥新区管委会、崇福经济区管委会、旅游局、老干部局、机关事务局、新民局、审批中心、党校、广电台、报社、残联、高速公路指挥部、国企办、质监局、气象局、总工会、团市委、科协；

   （四）2014年底前完成：检察院、公安局、交通局、统计局、信访局、信用联社、电信公司、中信银行、人寿保险、城建档案馆、巨石集团、洲泉卫生院、石门卫生院、卫生监督所、第三人民医院、妇幼保健院、求是中学、地税稽查局、梧桐税务分局；

   （五）2015年底前完成：档案局、邮政局、社保局、农业银行、建设银行、中国银行、农业发展银行、嘉兴银行、人保财险、疾控中心、皮肤病防治院、卫生学校、濮院卫生院、泰爱斯热电有限公司、天女集团、华友钴镍有限公司、梧桐派出所、凤鸣派出所、龙翔派出所、濮院派出所、乌镇派出所、屠甸派出所、高桥派出所、崇福派出所、石门派出所、河山派出所、洲泉派出所、大麻派出所、水上派出所、大麻信用社、石门信用社、龙翔信用社、会计核算中心卫生分中心。

   四、数字档案室建设工作措施

   （一）各部门、各单位要切实加强对数字档案室建设工作的领导，及时落实必要的工作人员、经费和设备设施。

   （二）企事业单位的数字档案室建设由各主管部门负责组织实施，属于建设范围的，原则上要在2015年底前完成。

   （三）市档案局建立电子文件与数字档案登记备份中心。各部门、各单位数字档案室建成后，其电子文件和数字档案及时在市档案局（馆）登记备份；同时市档案馆提供馆藏对应全宗数据库一套给所在单位，以方便利用。

   （四）各部门、各单位要积极发挥好数字档案室作用，营造安全的档案数字信息资源运行环境。

桐乡市级各部门、镇、街道、企事业单位

2011～2015年电子文件和数字档案登记备份工作计划

市档案局

（二○一一年十月）

   为规范、有序开展电子文件和数字档案登记备份（以下简称“档案登记备份”）工作，实现档案证据保全、档案信息安全保障和档案资源整合的功能，构建新形势下档案安全保障体系和档案信息资源体系，不断提升档案工作服务大局、服务社会、服务现实的能力，根据国家、省、市有关文件要求，结合实际，制订桐乡市级各部门、镇、街道、企事业单位2011～2015年电子文件和数字档案登记备份工作计划。

   一、档案登记备份的范围、数据形式

   （一）范围

   根据电子文件和数字档案的权属关系和进馆要求，列入登记备份范围的档案包括：

   1．法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括各级机关、团体、国有企业、事业单位和其他组织形成的尚未移交进馆的归档电子文件、档案数字化成果等。

   2．相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。主要是：（1）涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案。重点是各级业务主管机关、人民团体及下属的二、三级单位形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据（包括人事、劳动保障、规划建设、医疗卫生、教育、民政、农经、环保、工商、质监、食品药品监管、安监、国土资源、公积金管理及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据）。（2）国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案。（3）重点建设项目领域。重点是由县级以上重点建设项目形成的对国家和社会具有长久保存价值的档案。

   3．在自愿基础上，对非国有企业、基层自治组织和个人保存的重要电子文件和数字档案进行登记备份。

   国家和省、市另有规定的，依照有关规定执行。

   （二）档案数据形式

   主要有三种数据形式：

   1．电子业务数据。指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）。

   2．电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表、数码照片、数码录音录像等形式，包括相关元数据和机读目录等）。

   3．档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。

   二、档案登记备份程序和工作要求

   档案登记备份的工作程序包括填写材料、生成备份载体（包）、报送与移交、受理与审核、反馈五个环节。各单位应按照要求及时报送相关材料和备份数据，填报的材料应经单位审核、盖章，保证信息真实有效。报送单位应采取相关措施，确保备份数据的真实性、完整性和安全性。

   三、档案登记备份工作措施

   （一）市档案局建立健全档案登记备份中心。按照浙江省档案局《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》的要求，从软件建设和硬件设施建设两方面，不断完善和推进桐乡市电子文件和数字档案登记备份中心的建设。争取在2015年前结合数字档案馆平台建设，建成电子文件和数字档案在线登记备份平台。

   （二）各部门、各单位要切实加强对档案登记备份工作的领导，及时落实必要的工作人员、经费和设备设施。

   （三）企事业单位的档案登记备份工作由各主管部门负责组织实施。

   （四）各部门、各单位要积极开展数字档案室建设，为档案登记备份工作打好基础。

   四、档案登记备份工作时间安排

   （一）电子业务数据。对有较长保存期限、较高利用价值、符合相关法律规定并具备技术操作条件的部分涉及民生的重要电子业务数据，尤其是人事、劳动保障、规划建设、医疗卫生、教育、民政、农经、环保、工商、质监、食品药品监管、安监、国土资源、公积金管理及其他重要民生领域形成的业务档案和电子业务数据至2011年全部纳入登记备份制度管理范围。电子业务数据的登记备份时间和频率可根据各单位业务信息管理系统的实际情况具体确定，但每年至少备份一次。

   （二）电子公文。与市协同办公系统连接的市级机关和镇、街道的本单位发文至2012年全部实现电子公文和相关目录的登记备份。电子公文每年进行一次登记备份，一般应在第二年8月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份。

   （三）档案数字化成果。2011年实现全市进馆序列单位档案目录的登记备份；全市进馆序列单位档案全文的登记备份根据《桐乡市机关部门、镇、街道、企事业单位2011～2015年数字档案室建设计划》要求，建成数字档案室的单位每年对前一年度的档案数字化成果进行登记备份。档案数字化成果每年进行一次登记备份，一般应在第二年8月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。

   （四）重点建设项目档案。根据市发改局公布的重点建设项目名单，当年竣工的、列入移交备份范围的重点建设项目重要档案数字化成果（包括项目前期文件、隐蔽工程和竣工图等）竣工并通过验收后及时进行登记备份。