各镇人民政府、街道办事处，市级机关各部门，各有关单位：

    现将《桐乡市档案馆档案接收征集工作细则》印发给你们，请认真贯彻执行。

 

二○一二年十一月二十八日

 

桐乡市档案馆档案接收征集工作细则

 

第一条　为加强和规范档案接收征集工作，保护档案的完整与安全，有效提供档案公共服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《浙江省国家档案馆管理办法》和《嘉兴市档案接收征集办法》等有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本细则。

第二条  本市行政区域内的档案接收与征集活动适用本细则。

第三条　桐乡市档案馆接收下列于中华人民共和国成立后形成的保管期限为永久、长期及定期30年（含30年）以上的档案：

（一）市委、市人大、市政府、市政协、市纪委及其工作部门和直属单位形成的档案，市直属工作部门的派出机构形成的档案；

（二）市总工会、团市委、市妇联、市科协、市文联、市工商联等群众团体形成的档案；

（三）本市与上级主管部门双重领导或由上级主管部门垂直领导单位形成的反映本市工作的档案；

（四）国有或国有控股企业（集团）形成的档案，以及破产、转制企业形成的对国家和社会有保存价值的档案；

（五）教育、文化、卫生、工交等事业单位中具有代表性的单位形成的档案；

（六）本市具有重大影响的政治、经济、社会、科技、文化、体育、旅游、公益等方面活动形成的档案，或者本市发生的重大事件形成的档案；

（七）市政府投资的重点建设项目、重大科学技术研究项目形成的档案；

（八）桐乡籍或在桐乡工作、活动过的非桐乡籍著名人物的档案；

（九）各专业主管部门（单位）形成的社会保障、劳动就业、医疗卫生、教育等涉及民生与公共利益的重要档案；

（十）经协商同意，接收或代存本市民主党派机构形成的档案；

（十一）经协商同意，接收或代存非公有制经济组织形成的档案，及其他非国家所有但对国家和社会具有保存价值的档案；

（十二）各镇、街道党委、政府形成的档案，有代表性的行政村形成的档案。

第四条　桐乡市档案馆接收下列中华人民共和国成立前形成的档案：

（一）本市革命历史档案；

（二）本市历代旧政权机关、社会组织和著名人物形成的历史档案。

第五条  桐乡市档案馆征集档案的范围：

（一）历届党和国家领导人，省部级领导在本市视察、参加庆典或其他重要公务活动期间形成的各种讲话、题词、照片、录音、录像、书信、实物等档案材料。

（二）历任浙江省党政军领导在本市工作活动中形成的各种讲话、题词、照片、录音、录像、书信、实物等档案材料。

（三）著名人士在本地区或者本地区著名人士在外地生活、工作活动中形成的具有历史参考价值的各种信函、自传、日记、回忆录、通讯录、演讲稿、著作、研究成果、书画作品、获奖证书、照片、录音、录像等档案材料。

（四）中华人民共和国成立前各种重要的契约、票据、聘书、执照、合同、证书、家信、货币等。

（五）本市区域变迁、名胜古迹、民情风俗、出土文物、民间文学，传统艺术、民间工艺、名优特产等档案材料，家谱、族谱、县志、年鉴等资料。

第六条　桐乡市档案馆接收寄存和捐赠档案的范围：

（一）未列入档案馆接收名册的单位或个人要求寄存档案的。

（二）个人保存的，愿意移交或无偿捐赠给档案馆的各种珍贵档案史料。

第七条  桐乡市档案馆接收征集档案的内容包括：

（一）文书档案、科技档案、业务档案等各种门类的档案，纸质、声像、实物和电子等各种载体形态的档案，以及作为了解或补充档案内容的各种重要编研材料、书刊、资料等。

（二）进馆单位编制的档案目录、档案数据盘等检索工具以及用以说明进馆单位历史沿革、档案移交内容、移交情况的全宗介绍和其他图表材料。

第八条  桐乡市档案馆接收征集档案的时间：

列入接收征集范围的档案，应在立档单位保存满10年后向市档案馆移交，下列情况除外：

（一）已撤销机构的档案，自机构撤销之日起3个月内向市档案馆移交。

（二）重大活动档案在相关活动结束之日起1年内向市档案馆移交。列入《重点建设项目档案接收名册》的市政府投资的重点工程项目、重大科学技术研究项目档案在项目竣工验收后1年内向市档案馆移交。

（三）对单位保管条件不善的档案可以提前接收进馆；对专业性较强或需要保密及其他特殊原因不能按期移交的档案，可以延长有关档案的移交时间。

（四）对关系民生、社会各方面又急需广泛利用的档案，可适当缩短进馆年限。

第九条　桐乡市档案馆接收征集档案的要求：

（一）进馆档案应保持全宗的完整性，各种门类和载体形式的档案按照国家有关法规、规范、标准，及桐乡市档案馆接收档案标准要求整理完毕。

（二）进馆单位必须向市档案馆移交档案原件，本单位有利用需要的可以制作保留复制件或电子文件。

（三）进馆单位应当根据国家档案局及各部门、各系统制定的各类档案保管期限规定，科学界定档案保管期限。

（四）进馆档案的解密或密级调整，应当根据国家档案局、国家保密局制定的《各级国家档案馆档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》执行。

（五）进馆单位应当编制一式两份符合要求的全宗介绍、分类方案，一份随同档案移交，一份进馆单位留底。

（六）进馆单位在移交纸质档案的同时，移交相应的纸质案卷目录一份（按照《归档文件整理规则》整理的文书档案，移交相应的归档文件目录一套），符合档案馆进馆单位电子档案接收要求的电子目录一套。

（七）进馆单位应当加强档案信息化建设，加快传统载体档案资料数字化进程。尚未移交进馆的重要传统载体档案，应当在移交进馆前按照规定完成数字化转换。进馆单位具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质等载体同时归档和移交。

（八）档案馆和进馆单位要加强档案交接工作的安全管理和保密工作，采取切实有效的措施，确保档案实体和信息的安全。

第十条  桐乡市档案馆接收征集档案的程序：

（一）市档案馆根据有关规定，确定接收征集对象，编制接收征集名册和接收征集计划。

（二）市档案馆向进馆单位下发档案进馆通知和接收征集计划。进馆单位根据接收征集计划安排的时间要求做好进馆准备工作。

（三）市档案馆组织人员实地检查档案。进馆单位在检查通过后向档案馆报送移交档案目录。不符合要求的，进馆单位应当及时进行补充完善。

（四）进馆单位在报送移交档案目录后，根据市档案馆确定的具体移交时间，将档案实体、检索工具和电子目录等移交进馆。交接双方根据移交目录清点核对无误后，填写档案交接文据，签字盖章。交接文据一式两份，档案馆、移交单位各保存一份。

第十一条  本细则自印发之日起施行。

附件:关于印发《桐乡市档案馆档案接收征集工作细则》的通知.doc