文章播报
嵊州市教育体育局文件
嵊教体 综〔2010〕10 号
嵊州市教育体育局
转发《绍兴市教育局、绍兴市档案局关于加强新时期学校档案管理工作的意见》的通知
各市属学校（单位），乡镇（街道、开发区）中心学校、初中、中心小学、九年一贯制学校、中心幼儿园，民办学校：
为加强新时期学校档案管理工作，促进科学高效的档案管理体制建设，进一步提高学校档案管理的规范化、标准化和现代化水平。现将《绍兴市教育局、绍兴市档案局关于加强新时期学校档案管理工作的意见》（绍市教〔2010〕11号文件）转发给你们，请你们结合工作实际，认真贯彻落实。已经通过省级认定满5年以上的学校要按要求切实地做好接受复查认证的准备。在
附件：《绍兴市教育局、绍兴市档案局关于加强新时期学校档案管理工作的意见》
二○一○年三月二十五日
主题词：学校 档案工作 意见
抄送：嵊州市档案局。
嵊州市教育体育局办公室
文件
绍兴市教育局
绍兴市档案局
绍市教〔2010〕11号
绍兴市教育局、绍兴市档案局关于加强新时期
学校档案管理工作的意见
各县(市、区)教育局、档案局，各市属学校：
档案工作是学校的一项基础工作，是学校建设和发展的重要组成部分。为不断提高我市各级各类学校的档案管理水平，推进学校档案工作更好地为教育事业和社会经济发展服务，为科学发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》，结合我市学校档案工作的实际，现就加强新时期全市学校档案管理工作提出如下意见：
一、提高认识，加强领导，建立职责分明、科学高效的档案管理体制
学校档案是学校历史的真实记录，是学校总结教育教学经验，探索教书育人规律，实现学校科学管理的重要依据。学校档案管理状况如何，直接反映一个学校管理和办学水平的高低。各级教育主管部门以及各级各类学校要从依法管理的高度认识档案工作，进一步加强对档案工作的领导，将档案工作纳入各单位的整体发展规划，纳入目标管理体系和年度考核范围，为档案工作的发展提供人、财、物保障。要加强档案法制宣传，提高全系统教职员工的档案意识和档案法制观念，营造良好的依法治档的工作环境；要完善档案管理制度，明确分管领导，落实分管部门，形成分工明确、责任清晰、运行顺畅、精干高效的档案管理网络；要对各种门类、载体档案实行集中统一管理，制订科学合理的绩效评估标准和奖惩措施，加强长效管理，保证档案工作的稳定和持续发展。
二、加强档案资源建设，构建门类齐全、特色明显的室藏体系。
各级各类学校要充分认识加强档案资源建设的重要性和迫切性，不断优化收集档案的办法，更有效地形成档案、积累档案，在档案资源建设中实现“两个转变”、建立“两个体系”，一是转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖全校师生的档案资源体系；二是转变档案工作中重单位利用、轻个人利用，重为单位服务、轻为群众服务的传统观念和认识，建立方便广大师生的档案利用体系。
1．转变思想观念，从被动收集转为主动收集，从机械性收集变为创造性收集，多渠道、全方位地收集、征集档案。
2．结合本单位实际，拓展收集视野，进一步调整、完善文件材料归档范围和保管期限表，确保重要档案资源不流失，确保室藏档案来源主渠道的畅通。
3．加强各种门类、载体档案资源的收集和集中统一管理，以教学档案为重点，进一步抓好文书档案、重大科研档案、重大基建项目档案和财务档案的收集，同时要积极创造和充分利用办公自动化的条件，做好各类电子文件的收集、归档，还要重视声像档案、实物档案的收集、归档。
4．坚持“以人为本”理念，加强学生档案、教师业务档案等民生档案的收集归档，积极探索和创新有关民生档案管理的机制和体制。
5．根据学校的性质特点和人才优势，进行特色档案的征集工作，如建立名人档案、著名校友档案、荣誉档案等。
三、加强基础建设，形成规范有序、运转协调的档案管理模式。
各级各类学校要加强档案工作基础设施建设，配置符合标准的专用库房和其他硬件设施；严格按照标准化、制度化的要求，从档案形成的源头抓起，做好文件材料预立卷工作，推行部门立卷；加强对重要档案、重要部门、重要事件归档工作的指导监督，创新运作机制，实行实时控制，加强全程管理，规范档案工作的所有程序；积极利用先进的技术手段和管理知识，优化档案收集、整理及利用的工作流程，形成规范有序、行之有效的科学管理模式，提高档案管理的规范化、标准化水平。
各级教育管理部门和有关学校应将档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，确保档案信息化建设与学校信息化建设同步规划、同步建设、同步发展。加大对档案信息化硬件和软件建设的投入，配置所需的技术设备，不断完善档案信息基础设施建设。根据《中共浙江省委办公厅、浙江省政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办[2009]140号）精神，今年一个时期档案信息化建设的重点是电子文件管理、数字档案室建设以及登记备份工作。因此，要在探索试点的基础上逐步开展学校数字档案室建设及登记备份工作，加强电子文件管理，逐步构建信息网络，提高档案管理信息化、网络化和现代化水平。档案工作目标管理已达到省级水平的学校，应在2012年前建成数字档案室，并做好相关登记备份工作，其他各级各类学校也要适时抓好数字档案室建设和登记备份工作。
四、以推进目标管理和创建档案工作示范学校为载体，全面提高档案管理水平。
自开展档案工作目标管理以来，我市已有一批学校的档案工作达到了省级以上管理水平，为全市教育系统档案工作的发展树立了样板，同时还有不少学校的档案工作达到了县（市）级、绍兴市级管理水平。实践证明，开展档案工作目标管理是促进档案工作发展的有效途径。凡未达到省级以上认定标准的重点中学、示范性职业中学和普通中专，都要根据《关于开展全省重点中学、示范性职业中学、普通中专学校档案工作目标管理活动的通知》（浙教办[1998]232号），开展档案工作目标管理，尽快实现档案管理的规范化、标准化和现代化。已经通过省级认定满5年以上的的学校要按要求进行复查认证。同时，要鼓励和引导其他各类学校开展档案工作目标管理认定工作。通过进一步开展目标管理，不断加大投入，改善档案保管条件，推进档案业务基础建设和档案管理现代化，不断提高档案管理水平。请各县（市、区）教育局、档案局将符合认定或复查认证条件的学校汇总后，在2月底前分别报送绍兴市教育局和绍兴市档案局。
市教育局、市档案局决定，从今年开始，在全市范围开展档案工作示范学校创建活动。原则上市直和每个县（市、区）每年在年底前各推荐申报3名，绍兴市教育局和绍兴市档案局将在审核批准后联合发文表彰。
五、加强档案队伍建设，创新立足民生、形式多样的服务手段。
随着教育事业的改革发展，档案事业的规模日益扩大、档案内容日益丰富、档案信息载体日益多样、档案管理手段日益先进、档案利用需求日益提高，对档案工作人员的综合素质和服务质量也提出了更新更高的要求。各级各类学校要抓好档案人员队伍的建设，保持专兼职档案员的相对稳定和工作的延续性，对专兼职档案人员加强继续教育和专项培训，提倡终身教育，强化创新意识和创造性思维，提高他们的业务水平和综合能力。
要做好档案利用服务工作，一要强化主动服务意识。将档案服务的意识贯穿于档案工作的始终，重视研究和把握学校和社会需求及其发展趋势，创新服务手段，除了档案的常规查阅利用外，还要积极举办展览、编辑档案资料、提供网络服务等各种档案服务。二要拓宽档案工作的视野，推行全方位的服务。更新档案利用服务的形式与手段，既要满足人民群众多领域、多层次、多样化的档案信息需求，又能提供全天候、持续性的服务，要面向广大学生，积极创设爱国主义教育基地。三要加强档案服务的制度建设，制定利用办法，简化利用手续，配备利用设施，为师生社会和人民群众获取档案信息提供实实在在的便利，并通过档案的整理编目、鉴定、检索体系建设，使原始状态的档案材料，转化为“有序、有用、有效”的公共信息资源，提高档案利用服务的针对性、有效性。同时，也要重视档案信息安全工作。
各级教育和档案主管部门要以科学发展观为指导，加强协调，齐抓共管。教育主管部门要采取有力措施，统筹规划，具体部署，确定一名领导分管档案工作，并明确局办公室具体负责抓；档案主管部门要依法加强监督指导，积极配合教育部门开展教育培训和技术咨询，为学校档案工作的发展提供优质服务。
附件：
1．绍兴市2010年档案工作目标管理省级认定和复查认证申报计划；
2．全市档案工作示范学校申报条件；
3．全市档案工作示范学校申报表。
二○一○年
主题词：学校 档案管理 意见
抄送：省教育厅、省档案局。
绍兴市教育局办公室
附件1：
绍兴市2010年档案工作目标管理
省级认定和复查认证申报计划
填报单位：（盖章）
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序号 |
单 位 名 称 |
拟认定（或复查 认证）等级 |
原认定 等 级 |
备 注 |
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注：1.认定等级分为省一级、省二级、省三级，绍兴市一级、绍兴市二级、绍兴市三级和县（市、区）级。
2.请各县（市、区）教育局认真填写此表后在2010年2月底前分别报送绍兴市教育局和绍兴市档案局。
附件2：
全市档案工作示范学校申报条件
1.学校对档案工作比较重视，认真贯彻执行档案工作法律、法规，建立与学校发展相适应的档案工作体系，明确分管领导，明确专（兼）职档案人员，建立健全档案管理各项制度，档案工作纳入学校工作计划，纳入学校相关人员岗位职责，学校档案管理网络体系健全；
2.库房、办公室和阅档室实行三分开，配备与学校发展相适应的档案工作设施设备，基本满足档案保管各项防护要求，确保档案安全保管，没有发生过档案安全事故；
3.档案管理已达到省级以上认定标准（通过省级认定已满五年以上的学校须通过复查认证），按照国家有关标准规范要求，及时做好学校各种门类、载体文件材料的归档工作，档案收集齐全完整，分类编号科学，整理编目规范，符合质量要求；
4.认真开展档案信息化建设，档案信息化与学校信息化建设同步发展，配备档案信息化必要设备，已建立档案目录和全文数据库，基本实现档案的计算机检索和管理，在数字档案室建设中走在前列；
5.围绕学校的中心工作和教学需要，积极开发档案信息资源，编制适合学校实际需要的档案编研材料，努力开展档案咨询，主动提供优质利用服务，在为教育事业、社会经济发展和为科学发展服务中作出了比较显著的成绩。
附件3：
全市档案工作示范学校申报表
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申报 学校 |
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目标管理 认定等级 |
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工 作 简 介 |
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县（市、区）教育局、档案局推荐意见 |
（盖章） | ||
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绍兴市 教育局、绍兴市档案局审批意见 |
（盖章） | ||
注：工作简介可另附纸；此表一式三份，可复制。
