单位名称

分管领导

联系电话

档案员

联系电话

软、硬件

档案软件：

计算机：

扫描仪：

数码相机：

其它：

档案分类统计

分类名称

合

计

数量

案卷

文件

已录入条目数

已扫描页数

电子文件

电子业务数据

单位意见

单位盖章

年   月  日

审核意见

年   月   日

项目

测评标准

标准分

评分细则

自评分

认定分

一、管理体制(12分)

（一）组织领导

4

1、将数字档案室建设列入议事日程，列入有关人员的岗位职责，及时解决人、财、物等实际问题。

2

明确了分管领导并纳入了岗位职责，1分；有解决实际问题事例，1分。

2、数字档案室建设纳入本单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化系统融为一体，统筹规划建设。

2

数字档案室建设纳入本单位信息化建设规划中，1分；能按计划实施，1分。

（二）机构、人员、经费

4

3、落实了数字档案室管理人员，并相对稳定。

2

配备人员与数字档案室工作量相适应，1分；近三年相对稳定，1分。

4、管理人员经过计算机技能培训并具备实际工作能力。

2

数字档案室管理人员经计算机培训，1分；能实际操作，1分。

（三）管理制度

4

5、建立健全了本单位数字档案室管理制度，包括电子文件归档制度，档案数字化规程（技术标准），档案安全保密制度，档案数据网上查询利用制度，档案数据管理维护制度，电子档案鉴定销毁制度，档案数据网和信息设备维护使用制度。

4

建立健全了本单位数字档案室管理制度，2分；制度得到有效执行，2分。

二、设备设施（10分）

(一)硬件配备

5

1、配备了与数字化档案工作相适应的专用电脑、扫描仪、打印机、光盘刻录机、UPS电源。

5

配备了与数字化档案工作相适应的专用电脑，2分；扫描仪，1分；打印机，1分；刻录机，0.5分； UPS电源，0.5分。

（二）软件配备

3

2、配备并使用经档案行政管理部门认定的网络原文版档案管理系统（系统应同时具备对档案目录数据和全文数据的采集、管理和利用等功能）。

3

配备并使用经档案行政管理部门认定网络原文版档案管理系统，3分；系统功能不全的酌情扣分。

(三)网络配备

2

3、档案室配备专用计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查询利用。

2

档案室配备专用计算机与单位办公网、业务网相连的，2分。

三、档案数字化建设（52分）

（一）目录数据库建设

14

1、各类档案录入目录数据库，并实现计算机检索。

10

文书、业务、科技类档案录入案卷级和文件级；会计、特种载体类档案录入案卷级。每一种录入完整各得2分，录入60%各得1分。

2、按照《桐乡市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《桐乡市数码照片档案管理办法》或行业标准开展录入工作。

4

数据录入标准、规范（4分）。不符合要求的酌情扣分。

（二）全文数据库建设

25

3、各类纸质档案经过扫描完成全文数字化。

12

保管期限为永久、长期(30年)的文书档案和业务档案，保管期限为永久的会计档案，保管期限为永久、长期的科技档案完成全文数字化。完成90%以上得12分，完成70％以上的得8分，完成50%以上得4分。

4、档案数字化规范、质量符合要求。

5

档案数字化规范（扫描分辨率、格式等），质量符合《桐乡市机关企事业单位纸质档案数字化实施细则》要求，5分。不符合要求的酌情扣分。

5、电子档案数据应与其目录数据有效挂接。

2

电子档案数据与其目录数据有效挂接的，2分。

6、根据本单位利用要求，建成2种以上专题数据库

6

在说明中列出专题数据库名称和数量。每少一种扣3分

（三）多媒体数据库建设

5

7、照片档案数字化并符合质量要求。

3

照片档案数字化，完成90%的得3分，完成80％的得2分；完成60%以上的得1分。质量不符合要求酌情扣分。

8、声像档案数字化并符合质量要求。

1

有一定数量的数字化声像档案，1分。

9、多媒体档案数据应与其目录数据有效挂接。

1

多媒体档案数据与其目录数据有效挂接的，1分。

（四）电子文件数据库建设

8

10、本单位各类电子文件完整归档。

3

完成90%以上得3分。

11、归档电子文件格式规范、元数据（著录信息、办理单）齐全。

3

归档电子文件格式要求为版式文件,如CEB、PDF等，2分；著录信息标准，0.5分；办理单齐全，0.5分。

12、电子文件数据应与其目录数据有效挂接。

2

电子文件数据与其目录数据有效挂接的2分。

四、数据管理(10分)

1、档案数据网应配备网络安全设备或实施必要的网络安全措施。涉密档案数据应与单位办公网和业务网物理隔离。

2

档案数据网配备了网络安全设备或实施了必要的网络安全措施的得2分。涉密档案数据未与其它网络物理隔离的不得分。

2、电子文件和数字化档案及其它各门类档案至少应制作三套备份(一套硬盘,两套光盘),备份分开保管，一套异地保存。

4

制作3套数据备份的得3分；二套的得2分，一套的得1分；备份分开保管的，0.5分，异地保存的，0.5分。

3、档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件。

2

归档电子文件规范存放在专用的电子文件柜的，2分。

4、档案数据的维护与管理应指定专人负责，确保档案数据的安全。

2

有专人负责档案数据的维护与管理，2分；存在安全隐患的酌情扣分。

五、开发利用（16分）

1、建立健全电子档案利用和利用登记制度，确保档案信息资源在规定范围内的有效共享。

4

不能及时提供利用的酌情扣分，最多扣3分；没有建立利用登记制度的扣1分。

2、档案室对档案数据设置相应查阅权限后，在本单位办公网实现非涉密档案在线查阅利用。

5

可在本单位办公网上在线查阅档案的，5分；未设置相应查阅权限或发现涉密档案网上查阅利用的酌情扣分。

3、根据政府信息公开条例要求，在本单位政务网上公布相关文件，提供利用服务。

4

可在本单位政务网上查阅政府公开文件的，4分；文件发布滞后的酌情扣分。

4、编研全宗指南、大事记、组织沿革，并在网上提供查阅。

3

可在网上查阅全宗指南,1分；大事记，1分；组织沿革，1分。