各镇人民政府、街道办事处，市级机关各部门、各单位：

    为了认真贯彻落实《市委办公室、市政府办公室关于开展电子文件与数字档案登记备份工作的通知》（桐委办〔2010〕36号）文件精神，做好2012年度档案登记备份工作，将档案数字化成果、电子公文以及其他电子文件按时报送市档案局，现将有关事项通知如下：

一、报送范围

1、室藏2011年度各类档案数字化成果，包括扫描图像和电子目录。

2、已完成数字化的室藏历年各类档案数字化成果，包括扫描图像和电子目录，2011年已进行登记备份的部分可不再进行备份。

3、历年电子公文，包括电子公文电子文稿和电子目录。

4、录音、录像、设计图纸等其他电子文件。

二、报送时间

请各单位在8月31日前将上述范围的档案登记备份数据及相关表格材料报送到市档案局登记备份科。

三、报送要求

1、档案目录数据库结构参见《桐乡市综合档案室电子目录数据库结构与交换格式（试行）》（桐档〔2011〕12号）。

2、档案扫描要求参见《桐乡市纸质档案数字化操作规范（试行）》（桐档〔2011〕13号）。

3、每一次报送的备份数据应具有唯一的报送批次编号。报送批次编号的命名规则为：全宗号（无全宗号的为单位编号或单位名称）-年度（指数据报送年度）-数据类别代码-本年度同类别内批次顺序号（三位数字），数据类别代码对应关系如下表：

4、采用一次性写入光盘作为报送备份数据的载体，暂定JVC国际档案级光盘和SONY单盒装DVD或CD刻录光盘作为数据备份光盘。采用软质记号笔在光盘标签面上书写光盘编号，不得使用硬笔书写，不得在光盘上粘贴标签。光盘编号命名规则为：报送批次编号-光盘顺序号（3位数字）。

数据报送光盘应装入光盘盒中，正确填写登记备份光盘盒封面并打印裁剪后放入光盘盒中，登记备份光盘盒封面格式见附件1。

5、档案数字化成果数据刻录光盘前，应按规范存储结构进行整理，首先建立“档案数字化成果”文件夹，再在该文件夹下建立“图像文件”、“目录文件”和“说明文件”三个文件夹，分别存放扫描图像、电子目录和数据说明文件，数据说明文件是以“数据说明”命名的文本文件，是对本批次数字化成果数据的总体描述，内容包括全宗号（或单位编号）、单位名称、归档年度、档案类型、色彩模式、分辨率、总件数、总页数等项目。电子目录应以DBF格式存储。电子公文文稿应以文号或文件名命名、分年度整理，分别存放在以年度命名的文件夹中，不同年度的电子公文目录可存放在一个目录文件中。

若档案数字化成果容量较大，不能存放在一张光盘中，应将数据划分成若干单元，一般每个单元容量不应超过4GB。“说明文件”和“目录文件”部分容量较小，应分入每一单元，对“图像文件”部分可划分成多个单元。确保划分数据单元后数据文件不重复、不遗漏。

6、数据按要求整理完成后，采用通用的RAR或ZIP格式的压缩软件将数据整体打包，因数据容量较大而划分若干单元的需对每一单元数据分别打包。对形成的数据包文件以数据包编号进行命名，数据包编号命名规则为：报送批次编号-批次内顺序号（3位数字）。

对每个数据包文件需计算MD5较验码，并在相应纸质报送材料上填写该码值。MD5码生成工具软件可从桐乡档案网“相关下载”栏目进行下载。

7、填写《档案与电子文件登记表》、《档案与电子文件备份情况表》、《档案与电子文件备份情况明细表》和《档案与电子文件备份数据检验表》，一式两份，盖章后与备份数据光盘一并交到市档案局登记备份科，登记备份表格样式见附件2。

联系人：郭鑫杰，电话：89385081，市府网：654359。

附件1：登记备份光盘封面格式

附件2：登记备份表格样式

二○一二年八月十七日

附件:桐档〔2012〕21号关于做好2012年度档案登记备份工作的通知.doc