本办各科室：

    为更好规范数字档案室的管理，根据桐乡市档案局《关于开展数字档案室建设的通知》（桐档〔2012〕21号）的文件要求，特制定以下制度：

   一、计算机管理和使用制度

   （一）定期进行计算机设备的维护。

   （二）做好档案数据库的管理和完善工作，定期进行数据备份，不得擅自修改任何数据。

   （三）严禁将外来磁盘、光盘带入机房。

   （四）操作前或操作完毕应按计算机操作程序打开或关闭各环节电源，保证计算机的安全。

   （五）经常进行计算机防病检查和杀病毒。

   （六）机房要保持清洁、整齐、安静。

   （七）机房由专人管理，非操作人员不得进入机房使用计算机。

   二、安全保密制度

   （一）档案管理人员为数字档案室安全保密责任人，计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。

   （二）数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在六位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。

   （三）数字档案条目和全文按利用级别划分为公开、不公开二个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和全文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。

   （四）数字档案全文按权限进行查阅，不得擅自外传。涉密档案严禁在网上提供查询。

   （五）禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。

   三、档案数据管理维护制度

   （一）数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。

   （二）各门类的归档数据经质量检查合格后，输（导）入数字档案室管理系统，由综合档案室统一管理。

   （三）修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

   （四）数字档案应至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），备份介质分开保管，一套异地保存。

   （五）综合档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

   四、计算机网络管理制度

   （一）计算机网络管理由专人负责，定期进行网络维护。

   （二）配置网络安全设备，做好政务内网与政务外网物理隔离，政务外网与互联网逻辑隔离，保证网络安全。

   （三）安装正版的杀毒软件，定期进行防病毒检查和病毒库实时更新。

   （四）协助做好桐乡市人民政府门户网站建设、内容保障及系统维护工作。

   （五）桐乡市人民政府办公室信息公开前须经科室负责人审查和分管领导审核批准。

   五、档案数据网上查询利用制度

   （一）数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。

   （二）本单位工作人员经开通个人帐号，登录数字档案室系统查询数字档案。外单位人员查询档案需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。

   （三）本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户：是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户：是指行政秘书科专（兼）职档案员在普通用户使用权限基础上，可以添加指定分类的资料。高级用户：是指机关领导可以查阅各类档案。

   （四）本单位人员查询限制开放的数字档案需提出查阅申请，由档案管理人员审查、经本单位分管领导同意后提供查询利用。

   （五）外来人员利用数字档案管理系统查询档案资料，由档案管理人员审查、经本单位分管领导同意后通过后台管理提供相应权限的内容。

                                二○一二年十月十二日