各镇人民政府、街道办事处，市政府各部门，市直各单位：

　　《桐乡市人民政府公文处理规则》已经市政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

 

　　桐乡市人民政府

                               2012年11月29日

桐乡市人民政府公文处理规则

　　根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）有关规定，为进一步推进公文规范处理，现就全市政府系统现行公文处理有关问题制定如下规则。

　　一、公文种类

　　公文种类主要有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

　　（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

　　（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（三）命令（令）。适用于公布行政规范性文件、宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。

　　（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

　　（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　　（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

　　（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。

　　（十三）议案。适用于市人民政府按照法律程序向市人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

　　二、市政府及市政府办公室文件分类

　　（一）市政府“桐政”字号文件和市政府办公室“桐政办”字号文件，用于上行文。

　　（二）市政府“桐政发”字号文件和市政府办公室“桐政办发”字号文件，用于普发范围的下行文。

　　（三）市政府“桐政函”字号文件和市政府办公室“桐政办函”字号文件，用于部分或个别单位受文的下行文或平行文，或向不相隶属机关行文。

　　（四）市政府令用于公布市政府行政规范性文件和重大强制性措施等，自发第1号令起，按自然顺序编号，不受年度限制。

　　（五）市政府“桐政干”字号文件用于任免干部通知。

　　（六）市政府“桐政发电”和市政府办公室“桐政办发电”字号的密传电报，主要用于只需短暂保密但需快速传发的事项。市政府“桐政发明电”和市政府办公室“桐政办发明电”字号的内部明电，用于发布不带密级的紧急公文和会议通知等需快速传发的事项。

　　（七）市政府会议纪要分为《市政府常务会议纪要》、《市长办公会议纪要》和《市政府专题会议纪要》，分别单独编号。

　　（八）《桐乡市人民政府办公室抄告单》主要用于简要答复各镇(街道)、各部门的请示事项。

　　（九）《桐乡市人民政府领导批示交办单》主要用于市政府领导在请示件以外的其他材料上批示的交办。

　　（十）《桐政办通报》主要用于摘要印发市政府领导在全市性重要会议上的讲话，以及其他需要各镇（街道）、各部门周知的文稿。

　　（十一）市政府令和市政府及市政府办公室“桐政”、“桐政办”、“桐政发”、“桐政办发”、“桐政函”、“桐政办函”、“桐政干”字号文件，落款处印注发文机关署名的，应当同时加盖印章（市政府令和市政府议案不印注发文机关署名，盖市长签名章），主题词不再标注。传真电报、桐政办通报、纪要、抄告单、领导批示交办单等可以不盖印章。

　　（十二）市政府令、桐政办通报和“桐政发”、“桐政干”、“桐政办发”字号文件一般为普发文件。市政府、市政府办公室普发文件的主送机关为“各镇人民政府、街道办事处，市政府各部门，市直各单位”。市政府普发文件的抄送机关为“市委，市人大常委会，市政协，市人武部，市法院，市检察院，市委各部门”。市政府办公室普发文件的抄送机关为“市委各部门，市人大办，市政协办，市人武部，市法院，市检察院”。

　　三、公文格式

　　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

　　（一）涉密公文应当标注份号。份号位数根据公文的份数确定，一般编6位数，从“00000l”号起编。

　　（二）涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限在1年及1年以上的，标注为“X密★X年”；保密期限在1年以内的，标注为“X密★X个月”；保密期限为长期的，标注为“X密★长期”；保密期限未作规定的，标注为“X密”，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

　　（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。除电报外，公文已标明紧急程度的，标题中不再标注“紧急”字样；标题中出现“紧急”字样的，则不再标注紧急程度。

　　（四）公文份号用阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。密级和保密期限顶格编排在版心左上角第二行。紧急程度顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

　　（五）发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；对一些特定的公文可只使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

　　（六）发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。

　　行政机关之间联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级和相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可协商确定，但只能标注—个机关的发文字号。

　　（七）上行文应当标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“请示”、“意见”还应在附注位置注明联系人的姓名和电话。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签；一般不使用复印件会签。

　　（八）公文标题一般应当由发文机关名称、事由和文种组成。

　　（九）主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（十）正文用来表述公文的内容，公文首页必须显示正文。

　　（十一）附件说明在正文下空一行左空二字编排，用以说明公文附件的顺序号和名称。

　　（十二）当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章、成文日期与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方法解决。

　　（十三）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

　　（十四）成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。如负责人签批后，因故不能及时行文，时间耽搁超过20天的，成文日期可由承办单位确定，成文日期用阿拉伯数字标注。

　　（十五）公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

　　（十六）“附注”的位置在成文日期下一行左空二字编排。

　　（十七）公文如有附件，一般应当另面编排。

　　（十八）公文的抄送机关一般按党委、人大、政协、法院、检察院、群众团体、民主党派、事业单位、企业单位的顺序排列，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（十九）印发机关为行政机关的办公室或文秘部门。如发文机关未设专门的办公室或文秘部门，也可标注发文机关。印发日期为公文的送印日期。

　　（二十）公文必须标注页码，单页码居右空一字，双页码居左空一字。

　　（二十一）公文双面印刷，版记应标注在公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

　　（二十二）公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型（210mm×297mm），特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

　　四、行文规则

　　（一）行政机关的公文（包括电报，下同），是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文时必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。市政府各部门对某项工作的部署意见，属于其职权范围内的，由部门直接发文；涉及面较广的，可由有关部门联合发文，其中需要请示市政府同意的，经市政府领导签批后，可注明“经市政府同意”后发文。

　　属于某个主管部门职权范围内的具体问题，镇（街道）、部门应当直接报送涉及该事项的主管部门处理。

　　部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应由部门审批下达的事项。

　　（三）各镇（街道）、各部门主送市政府的请示、报告、意见，必须由发文单位主要负责人（指各级行政机关的正职或主持工作的负责人）签发。如遇主要负责人离职或外出学习、考察等特殊情况，可由主持工作的负责人签发，但发文单位须随文以书面形式说明情况。

　　公文中请示市政府的事项如涉及其他部门的职责，主办单位要主动征求有关部门的意见，协办部门要积极配合，取得一致意见后，经有关部门负责人会签上报市政府。部门之间如有分歧意见，主办部门主要负责人要出面协调。经协商仍未取得一致意见，需要市政府协调的，主办部门应将有关部门的意见以及理由和依据列明，并将有关部门的正式意见或协调会议纪要作为附件，经有关部门主要负责人会签后上报市政府协调或裁定。

　　公文在部门之间征求意见或会签时，除主办部门另有时限要求的以外，协办部门必须在5个工作日内予以答复。如因特殊情况不能按期回复，协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职。主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文。需要报送市政府的公文应当在报送的公文中说明有关情况。

　　（四）各镇（街道）、各部门需要请示市政府或需要市政府转报上级政府批准的事项，应当抓紧做好前期工作，并及时上报，给市政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于两周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定外，必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程。

　　（五）主送市政府的请示、报告、意见一般报送5份，需市政府常务会议、市长办公会议审议的按要求报送相应份数。同时，以电子公文形式报市政府办公室。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。原则上不得以镇（街道）、部门名义向领导个人报送公文，不得以镇（街道）、部门负责人名义向市政府报送公文。

　　（六）上级政府系统主送市政府的文件，结合本市情况需要拟发相应文件的，应着重部署贯彻执行的意见或作出有补充内容的规定，避免对上级文件的重复抄录。上级政府部门发送市政府的文件，需要往下转发或部署贯彻执行的，原则上由各有关部门行文或联合行文，其中需要请示市政府同意的，经市政府领导签批后，可在文内注明“经市政府同意”。